Themenabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Themenabend braucht mehr als Dekoration und ein passendes Programm. Du musst Saal, Rollen, Technik, Catering und Besucherinformationen so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts fehlt. Plane zuerst Datum, Raum und Inhalt, verschicke danach die Einladungen und kläre Anmeldungen, Allergien und Reservierungen. In den letzten Tagen prüfst du Kleidung, Requisiten, Dekoration, Audiodateien und die technische Cue-Liste. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Einlass.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Saal festlegen
2 Personen
Vorstellung und Programm festlegen
3 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Reservierungen bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Technik reservieren
Programm drucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Rollenverteilung bestätigen
2 Personen
Kleidung und Requisiten prüfen
3 Personen
Dekorationsteile prüfen
3 Personen
Technische Cueliste erstellen
2 Personen
Musik- und Audiodateien testen
2 Personen
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
Catering und Allergien weitergeben
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien in den Saal bringen
4 Personen
Halle und Wege kontrollieren
2 Personen
Personalliste verteilen
Kasse und Zahlungsmittel bereitlegen
2 Personen
Hallboden freiräumen
3 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Hintergrund aufhängen
3 Personen
Dekoration aufstellen
4 Personen
Publikumsstühle aufstellen
4 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Lichtstative aufstellen
3 Personen
Theaterbeleuchtung anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
2 Personen
Cateringtisch vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Umkleidekabinen zuweisen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Maske und Spiegelbereich einrichten
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
5 Personen
Dekorationswechsel üben
4 Personen
Pausensnacks bereitstellen
3 Personen
Eingangstheke besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Aufführung technisch betreuen
3 Personen
Künstler backstage betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause servieren
4 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration abbauen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien zählen und einpacken
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dekoration sicher aufbewahren
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
Eingangsbereich
UmkleidetischeAnz. 4
SpiegelAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
Schwarze VorhängeAnz. 4
TheatertafelAnz. 2
DekorplattenAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 6
TischläuferAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
GirlandeAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
Bühnenmonitor
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
DI-Box
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 6
LED-LichtleistenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
VerlängerungskabelAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 200
KaffeelöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
GetränkespenderAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Saal zuerst fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Programm, Beginn und Anmeldemöglichkeit feststehen. So vermeidest du spätere Korrekturen an 78 Einzelaufgaben.
Bearbeite Anmeldungen laufend und aktualisiere die Besucherliste mindestens einmal pro Woche. Ernährungswünsche und Allergien gibst du spätestens vor der Catering-Bestellung weiter.
Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und DI-Box nicht erst am Veranstaltungstag. Plane einen vollständigen Techniktest mit allen Musik- und Audiodateien mindestens 24 Stunden vorher ein.
Drucke Programm, Namensschilder und Drehbuch früh genug und bestätige die Rollenverteilung spätestens am Vortag. Kleidung, Requisiten und Dekorationsteile prüfst du anschließend anhand einer gemeinsamen Liste.
Bringe Materialien, Sitzmöbel, Garderobenständer und Abfallbehälter vor dem Einlass in den Saal. Kontrolliere außerdem Wege, Eingangsbereich, Verlängerungskabel und Gaffer Tape, bevor Publikum und Mitwirkende eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Saal, Programm und Einladungen. Die genaue Vorbereitungszeit hängt vor allem von Technik, Catering und der Zahl der Rollen ab.
Wann sollte man die Einladungen für einen Themenabend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor dem Themenabend, damit Catering und Sitzplätze rechtzeitig bestätigt werden können.
Wann muss man Catering und Allergien für einen Themenabend klären?: Sammle Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und übermittle die vollständige Liste spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering. Prüfe die Angaben am Vortag noch einmal.
Wie lange vorher sollte man die Technik für einen Themenabend testen?: Reserviere die Technik frühzeitig und führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich einen kurzen Funktionstest von Mikrofonen, Lautsprechern, Laptop und Audiodateien.

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