LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Themenabend braucht mehr Vorbereitung als eine normale Einladung: Programm, Raum, Technik, Kostüme, Requisiten und Catering müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ablauf und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen und Ticketverkauf startest. In der Woche davor werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Mengen und Sitzordnung konkret. Am Veranstaltungstag helfen gedruckte Unterlagen, getestete Technik und klar beschriftete Requisitenkisten dabei, dass der Abend pünktlich beginnt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler und Mitarbeitende festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Ticketverkauf einrichten

  • Werbeplakat verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Publikumsliste drucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Requisitenliste prüfen

    2 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Technische Liste prüfen

    2 Personen

  • Licht- und Tontechnik reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Geschirrbestand prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kostüme waschen und bügeln

    2 Personen

  • Requisiten sammeln

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Pausensnacks bereitstellen

    3 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Bühnenfläche freiräumen

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    3 Personen

  • Licht installieren

    3 Personen

  • Soundanlage installieren

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtmodi testen

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    4 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Publikumsbetreuer instruieren

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung starten

    3 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Requisiten austauschen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausensnacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung fortsetzen

    3 Personen

  • Applausmoment begleiten

    2 Personen

  • Künstler bedanken

  • Nachfeier servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Requisiten abbauen

    3 Personen

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Vorrat verpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Kostüme zurückgeben

    2 Personen

  • Fundbüro nachrufen

  • Zahlungen und Belege bearbeiten

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • KlappischeAnz. 8
  • EmpfangstischAnz. 2
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Laptop
  • Präsentations-Fernbedienung
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelbrückenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

  • HintergrundvorhängeAnz. 3
  • BühnengardinenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • VasenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 12

Requisiten

  • RequisitenkistenAnz. 4
  • HandrequisitenAnz. 20
  • Dekorative MöbelAnz. 6

Kostüme

  • KleiderständerAnz. 3
  • KostümhüllenAnz. 20
  • KleiderbügelAnz. 30

Geschirr

  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TortenplattenAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Papierwaren

  • ProgrammhefteAnz. 120
  • NamensschilderAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • A4-DruckpapierAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 3
  • WitzeAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Raum zuerst fest. Reserviere Saal, Licht- und Tontechnik möglichst mehrere Wochen vor dem Termin, damit du Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und LED-Spots gemeinsam testen kannst.
  • Öffne Anmeldung und Ticketverkauf erst, wenn Datum, Programm und Platzangebot feststehen. Bestätige Reservierungen gesammelt und halte die Publikumsliste spätestens am Vortag ausgedruckt bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und lege die Cateringmengen nach Anmeldeschluss fest. So kaufst du nicht zu früh ein und kannst Geschirr, Tischdecken und Empfangstisch passend vorbereiten.
  • Prüfe Kostüme und Requisiten nicht erst am Veranstaltungstag. Wasche und bügle Kostüme einige Tage vorher, sammle Handrequisiten in Requisitenkisten und kontrolliere die Liste einmal mit dem Drehbuch.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Stelle zuerst Stühle, Klapptische und Kleiderständer auf, verlege Kabel unter Kabelbrücken und teste anschließend Laptop, HDMI-Kabel, Präsentations-Fernbedienung, Funkmikrofone und Licht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Genehmigungen. Künstler, Mitarbeitende und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Themenabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und öffne gleichzeitig die Online-Anmeldung. Setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Abend, damit Cateringmengen und Publikumsliste rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Mobiliar, Dekoration, Technik, Kostüme und Requisiten ein. Für eine Premiere oder einen technisch aufwendigen Ablauf sind 4 Stunden realistischer, inklusive Soundcheck und Lichtprobe.
Wann müssen Programmhefte, Namensschilder und Drehbuch gedruckt werden?
Drucke Drehbuch, Publikumsliste und Namensschilder spätestens am Vortag. Programmhefte kannst du nach Anmeldeschluss erstellen und 2 bis 3 Tage vor dem Themenabend drucken, damit Änderungen noch möglich sind.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!