Organiser une soirée théâtre sans rien oublier

Une soirée théâtre demande de coordonner le lieu, le spectacle, les artistes, l’accueil du public et la technique. Cette checklist de 42 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au changement des acteurs. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, vestiaire, programmes imprimés, tests des micros, éclairage et boissons au frais. Utilisez-la comme fil conducteur avec votre liste de matériel à préparer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Confirmer les acteurs et techniciens
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Marquer la scène et l’aire de jeu
3 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
Tester les micros et la musique
2 personnes
Aménager le catering et le point de distribution
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Réaliser la répétition technique
4 personnes
Faire changer les acteurs
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Annoncer le spectacle
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs à la fin
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Démonter le décor et la technique
4 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 8
Table de réception
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 100
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Spots lumineuxqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio

Décoration

Toiles de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 4
Plantes artificiellesqté 6
Nappesqté 8
Flèches de signalisationqté 12
Badges nominatifsqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 90
Fourchettes à gâteauqté 90
Cuillères à caféqté 90
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Catering

Brochures du programmeqté 100
Billets d’entréeqté 100
Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu dès le début, puis vérifiez immédiatement les autorisations et déclarations nécessaires : certaines démarches prennent plusieurs semaines.
Confirmez les acteurs et les techniciens avant d’envoyer les invitations. Ajoutez au déroulé les horaires d’arrivée, de répétition technique et de changement des acteurs.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la représentation. Cela vous laisse le temps d’adapter les achats et le catering.
Prévoyez l’ouverture du lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public : installez les chaises, marquez la scène, montez l’éclairage et testez le son avant de préparer les brochures.
Imprimez le déroulé, la liste de contacts et les programmes le jour précédent. Gardez une copie du déroulé près de la régie et une autre à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le spectacle, les artistes, les autorisations et les réservations, puis de gérer les inscriptions et le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de connaître le nombre de spectateurs et leurs besoins alimentaires.
À quelle heure faut-il ouvrir le lieu avant le spectacle ?: Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour installer les chaises, l’entrée et le vestiaire, régler les spots, brancher le son et réaliser la répétition technique.
Que faut-il tester avant une soirée théâtre ?: Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage, les spots, la musique et les rallonges avant l’ouverture des portes. Faites un test complet avec les acteurs pendant la répétition technique, idéalement 1 à 2 heures avant l’accueil du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.