Checklist para organizar una noche de teatro sin imprevistos
Una noche de teatro necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cerrar la sala, confirmar al elenco y dejar lista la parte técnica antes de recibir al público. Esta checklist reúne 42 tareas y 51 elementos para avanzar en orden, desde la fecha y las reservas hasta el desmontaje. Presta especial atención a los permisos, el guardarropa, las preferencias alimentarias y la prueba de micrófonos, música e iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Registrar la actuación y el programa
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Comprobar permisos y notificaciones
Confirmar a actores y técnicos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el plan de trabajo y la lista de contactos
Imprimir folletos del programa
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Marcar el escenario y el área de juego
3 personas
Montar la decoración
4 personas
Conectar la luz y el sonido
2 personas
Probar micrófonos y música
2 personas
Montar la zona de catering y recogida
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Realizar el ensayo técnico
4 personas
Ayudar a los actores a cambiarse
2 personas
Evento
Abrir puertas y recepción
4 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Anunciar la función
Manejar luces y sonido
2 personas
Servir bebidas y aperitivos del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes al final
3 personas
Seguimiento
Recoger vajilla y residuos
3 personas
Desmontar la decoración y la técnica
4 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesas plegablescant. 8
- Mesa de recepción
- Percherocant. 2
- Perchascant. 100
- Taburetescant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Focoscant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Reproductor de música
Decoración
- Telones de fondocant. 2
- Paneles decorativoscant. 4
- Plantas artificialescant. 6
- Mantelescant. 8
- Flechas para señalizacióncant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 100
- Platos de postrecant. 90
- Tenedores de postrecant. 90
- Cucharillascant. 90
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejascant. 6
- Abrebotellascant. 3
Catering
- Folletos del programacant. 100
- Entradascant. 100
- Compras
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Rollos de toallacant. 4
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y las reservas con varias semanas de margen; después confirma por escrito a actores y técnicos para evitar cambios de última hora.
- Haz las comprobaciones de permisos y notificaciones antes de enviar las invitaciones. Incluye en ellas el horario, la ubicación y el plazo de inscripción.
- Imprime el programa, el plan de trabajo y la lista de contactos al menos 1 día antes. Lleva copias adicionales para recepción, dirección y equipo técnico.
- Reserva tiempo suficiente para el montaje: primero coloca sillas, recepción y guardarropa; después marca el escenario, instala luces y sonido y realiza una prueba completa.
- No dejes el catering para el último momento: enfría las bebidas, prepara los aperitivos y separa la zona de recogida antes de que lleguen los invitados. Comprueba también las preferencias dietéticas registradas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que confirmar a los actores y técnicos para una noche de teatro?
- Confírmalo al cerrar la fecha y vuelve a verificarlo entre 7 y 10 días antes. Envía entonces el horario, el programa, las necesidades técnicas y la hora prevista de llegada.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una noche de teatro?
- Reserva como mínimo 3 horas para colocar sillas, recepción, guardarropa, decoración, iluminación, sonido y catering. Añade al menos 45 minutos para el ensayo técnico y la prueba de micrófonos y música.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones?
- Envía las invitaciones entre 2 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción al menos 5 días antes del evento. Así podrás recoger las preferencias dietéticas y calcular las bebidas y los aperitivos.
- ¿Qué se revisa justo antes de abrir la sala?
- Comprueba que el escenario y el área de juego estén marcados, que los cables estén fijados con cinta gaffer y que micrófonos, altavoces, focos y música funcionen. Haz esta revisión entre 30 y 60 minutos antes de recibir al público.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!