Soirée théâtre : la checklist pour ne rien oublier
Une soirée théâtre demande de coordonner la troupe, la salle, le public et la technique dans le bon ordre. Commence par choisir le texte et réserver le lieu, puis fixe les dates, distribue les rôles et planifie les répétitions. Les invitations, les inscriptions et la billetterie doivent être lancées assez tôt pour connaître l’affluence. Les derniers jours servent au décor, aux costumes, aux accessoires, aux boissons et aux vérifications techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Sélectionner le texte de jeu
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les dates des matchs
2 personnes
Répartir les rôles
3 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les programmes
Imprimer les programmes
2 personnes
Traiter la vente des billets
Répétition avec texte
8 personnes
Élaborer le design du décor
2 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Tester la technique
3 personnes
Répartir le public
Répartir les bénévoles
Effectuer la répétition finale
8 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Préparer les accessoires
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
Réaliser la répétition technique
5 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Jouer la pièce de théâtre
8 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Exécuter le deuxième acte
8 personnes
Organiser le moment convivial et le mot de remerciement
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 6
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
- Portant à vêtementsqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
Éclairage
- Projecteurs de théâtre LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Lampes de travailqté 2
Décoration
- Rideaux de fond noirsqté 3
- Rideaux de scèneqté 2
- Panneaux directionnelsqté 6
- Panneaux du programmeqté 2
- Plantes décorativesqté 4
- Miroirs à mainqté 2
- Housses de costumesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Pinces de serviceqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
- Gants en caoutchoucqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la salle avant de confirmer les dates des représentations : prévois aussi au moins une plage dédiée à la répétition finale et aux essais techniques.
- Lance les invitations et la vente des billets plusieurs semaines avant la représentation. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription pour éviter les achats de dernière minute.
- Teste les microphones, la table de mixage, les projecteurs LED et les rallonges avant le jour J, puis marque les câbles avec du ruban gaffer pour limiter les erreurs au montage.
- Prépare le décor, les rideaux, les accessoires et les costumes avant la répétition finale. Le jour de la soirée, garde du temps pour installer la scène, vérifier la salle et répartir les bénévoles.
- Pour l’accueil, installe une table d’inscription, les panneaux directionnels et les programmes avant l’ouverture. Refroidis les boissons et prépare les thermos, tasses, plateaux et pinces de service avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée théâtre ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la représentation. Ce délai permet de réserver la salle, répartir les rôles, planifier les répétitions, envoyer les invitations et organiser la billetterie.
- Combien de répétitions prévoir pour une soirée théâtre ?
- Prévois au minimum 4 à 6 répétitions, dont une répétition avec texte et une répétition finale complète. Ajoute une séance technique avant la dernière répétition si la mise en scène utilise des micros ou des projecteurs.
- Quand imprimer les programmes de la soirée théâtre ?
- Imprime les programmes 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié le texte, la distribution et les horaires. Prévois environ 10 % d’exemplaires supplémentaires par rapport au nombre de spectateurs attendu.
- Que préparer le jour d’une soirée théâtre ?
- Arrive 3 à 4 heures avant l’ouverture pour installer le décor et les accessoires, tester la technique, vérifier les sièges et préparer l’accueil. Garde ensuite au moins 30 minutes sans montage pour régler les derniers détails avant l’arrivée du public.
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