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Themenabend organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Themenabend mit Aufführung braucht mehr als einen passenden Spieltext. Location, Termine, Rollen, Proben und Einladungen müssen früh aufeinander abgestimmt werden. Später kommen Kartenverkauf, Ernährungswünsche, Technik, Kostüme, Requisiten und die Saalvorbereitung hinzu. Diese Checkliste führt dich von der ersten Auswahl bis zur geöffneten Location und hilft dabei, typische Engpässe in der letzten Woche zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Spieltext auswählen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Spieltermine bestätigen

    2 Personen

  • Rollen verteilen

    3 Personen

  • Proben planen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programme entwerfen

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Kartenverkauf abwickeln

  • Probe mit Text

    8 Personen

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    2 Personen

  • Requisiten sammeln

    3 Personen

  • Kostüme anprobieren

    4 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Zuschaueraufteilung erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Letzte Probe durchführen

    8 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Bühnenbild und Requisiten vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten bereitlegen

    2 Personen

  • Licht und Ton anschließen

    3 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Theateraufführung durchführen

    8 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Akt aufführen

    8 Personen

  • Nachklang und Dankesrede gestalten

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-TheaterspotsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • ArbeitslichterAnz. 2

Dekoration

  • Schwarze HintergrundtücherAnz. 3
  • BühnengardinenAnz. 2
  • WegweiserAnz. 6
  • ProgrammschilderAnz. 2
  • Dekorative PflanzenAnz. 4
  • HandspiegelAnz. 2
  • KostümhüllenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 30
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location, bevor du Spieltermine bestätigst: Für Proben und Aufführung brauchst du mehrere feste Zeitfenster, nicht nur den Abend selbst.
  • Verschicke Einladungen erst, wenn Termin, Ort und Anmeldemöglichkeit feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Veranstaltung, damit Einkauf und Bewirtung planbar bleiben.
  • Plane die Technikprobe nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel mindestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam mit dem Ablauf.
  • Lege Rollen, Freiwillige und Zuschaueraufteilung vor der letzten Probe fest. So weiß am Einlass jemand, wer Registrierung, Kartenkontrolle, Garderobe und Saal übernimmt.
  • Bereite Bühnenbild, Requisiten, Kostüme, Wegweiser und Programmschilder am Vortag vor. Getränke sollten dann bereits gekühlt und Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Thermoskannen einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Spieltext, Location und Terminen. Rollenverteilung, Einladungen und Proben lassen sich danach verbindlich planen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Themenabend verschicken?
Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, sobald Ort und Uhrzeit feststehen. Eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Abend lässt genug Zeit für Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche.
Wann muss die Technik für einen Themenabend getestet werden?
Führe den vollständigen Techniktest 3 bis 5 Tage vorher durch und wiederhole eine kurze Kontrolle am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Ton, Mikrofone, Licht, Kabelwege und Stromanschlüsse.
Was muss am Tag vor dem Themenabend vorbereitet werden?
Stelle Bühnenbild, Requisiten, Kostüme, Dekoration, Wegweiser und Programme bereit. Kühle die Getränke und lege Geschirr, Serviertabletts sowie die Ausstattung für den Einlass spätestens am Vorabend zusammen.

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