La checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre se prépare sur plusieurs fronts : le spectacle, l’accueil du public, la technique et le repas doivent avancer ensemble. Commence par bloquer la date, le lieu et les horaires, puis construis ton planning à rebours du jour J. Les inscriptions servent ensuite à ajuster le traiteur, les bénévoles, les badges et les places assises. Cette checklist t’aide à repérer les démarches souvent oubliées, notamment les autorisations, l’alimentation électrique et la transmission finale des régimes alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Confirmer le spectacle et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Élaborer le design du décor
2 personnes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Remettre la liste des régimes au traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler la décoration et le matériel
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Suspendre le décor de fond
3 personnes
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Dégager les sorties
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Instruire les employés
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les invitations et la liste des invités
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer le programme
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Annoncer le deuxième acte
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Gérer les questions du public
2 personnes
Prononcer les remerciements
Accompagner les départs et la sortie
3 personnes
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Démonter le décor en toute sécurité
4 personnes
Ranger le matériel d’éclairage
3 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 3
Portantsqté 3
Cintresqté 80
Tabouretsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 4
Rallongesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Nappesqté 10
Tissus décoratifsqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3
Colle repositionnableqté 4
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 70
Tassesqté 20
Cuillères à caféqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Porte-rouleaux de papier toiletteqté 3

Catering

Courses

Conseils

Travaille à rebours depuis la représentation : fixe d’abord la date, le programme et le lieu, puis prévois des échéances distinctes pour les invitations, les inscriptions et la confirmation du spectacle.
Ne considère pas les inscriptions comme terminées à l’envoi des invitations. Prévois une relance et une clôture définitive afin de transmettre au traiteur un nombre fiable de couverts et la liste complète des régimes alimentaires.
Teste la technique avant l’arrivée du public : vérifie les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, l’ordinateur, les câbles et chaque prise électrique. Garde des rallonges, multiprises, attaches-câbles et du ruban gaffer accessibles.
Prépare les éléments d’accueil avant le jour J : livrets du programme, badges nominatifs, panneaux de direction et informations de stationnement doivent être imprimés et regroupés au même endroit.
Réserve un créneau d’installation suffisamment long le jour de la soirée. Ouvre le lieu, contrôle les espaces, installe les tables et les chaises, puis vérifie l’éclairage et le décor avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la soirée, avec la date, les horaires, l’adresse et les modalités d’inscription. Prévois une relance environ 10 jours avant la clôture des réponses.
Quand clôturer les inscriptions pour une soirée théâtre ?: Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les quantités du traiteur, les régimes alimentaires, les badges et le nombre de chaises.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Prévois au moins 3 heures sur place pour installer les tables, les chaises, le décor, l’éclairage et la technique. Ajoute 30 minutes de marge pour les essais audio, les branchements et les ajustements de dernière minute.
Que vérifier la veille d’une soirée théâtre ?: La veille, vérifie les horaires du spectacle, les autorisations, la liste définitive des participants, les régimes transmis au traiteur et le matériel technique. Regroupe aussi les livrets, badges, panneaux et câbles pour éviter de les chercher le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.