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Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Themenabend gelingt, wenn Programm, Raum und Technik früh genug zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Ablauf und Veranstaltungsort fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. In der letzten Woche prüfst du Cateringmengen, Technik, Dekoration und Drucksachen. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Raumkontrolle und letzte Kabel- und Sitzplatzchecks.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Vorstellung und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Technik und Strom prüfen

    2 Personen

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    2 Personen

  • Programmheft gestalten

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Anmeldungen endgültig bearbeiten

    2 Personen

  • Diätliste an das Catering geben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Dekoration und Material sammeln

    3 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Hintergrunddeko aufhängen

    3 Personen

  • Licht aufhängen und ausrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik und Cues testen

    2 Personen

  • Sichere Laufwege prüfen

    2 Personen

  • Ausgänge freihalten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Mitarbeiter einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Karten und Gästeliste prüfen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Zweiten Akt ankündigen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen bearbeiten

    2 Personen

  • Dankeswort vorbereiten

  • Verabschiedung und Abfluss begleiten

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering abdecken

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration sicher abbauen

    4 Personen

  • Lichttechnik wegräumen

    3 Personen

  • Soundequipment aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringbereich reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Saal fegen und wischen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 80
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Laptop
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 3
  • Dekorative PaneeleAnz. 6
  • KunstpflanzenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • PfeiltafelnAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 3
  • KleberAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • KuchenplattenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TassenAnz. 20
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • TortengabelnAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 10
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ScherenAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • ToilettenpapierhalterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere den Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe außerdem früh, ob Genehmigungen oder besondere Vorgaben nötig sind.
  • Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Themenabend. Erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche und Anreiseinformationen.
  • Gib die endgültige Diätliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher an das Catering weiter und berechne die Mengen anhand der tatsächlichen Anmeldungen, nicht nur anhand der ursprünglich eingeladenen Personen.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Audiokabel mindestens einen Tag vorher. Plane Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Kabelbinder ein – fehlende Stromwege werden beim Aufbau häufig zu spät bemerkt.
  • Bereite Namensschilder, Programmhefte und Pfeiltafeln vor dem Öffnen der Location vor. Kontrolliere anschließend Tische, Stühle, Garderobenständer, Beleuchtung und Dekoration in jedem Raum, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Catering und Sitzplätze zuverlässig planen kannst.
Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
Sammle Rückmeldungen bis 10 bis 14 Tage vor dem Themenabend und bearbeite die Anmeldungen danach endgültig. Die Diätliste sollte spätestens 3 bis 5 Tage vorher an das Catering gehen.
Wann sollte die Technik für einen Themenabend geprüft werden?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Laptop mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Strom, Kabel, Mikrofonständer und einen kurzen Soundcheck einplanen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Themenabends?
Plane für Möbel, Dekoration, Programmhefte und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne die Location früh genug, damit Raumkontrolle und letzte Änderungen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sind.

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