Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre demande plus qu’une pièce et quelques chaises. Il faut verrouiller la date, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis coordonner la salle, la scène, les costumes, les accessoires et la technique. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil du public. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : programmes imprimés, vestiaire, boissons fraîches, câbles, multiprises et test du son avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Confirmer la pièce et la date de représentation
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Finaliser le programme
2 personnes
Vérifier les scripts et les textes
3 personnes
Coordonner la technique et l'agencement de la salle
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Rassembler le décor et les accessoires
3 personnes
Vérifier les costumes et le maquillage
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier le parcours du public
2 personnes
Faire le briefing du soir
5 personnes
Faire changer les joueurs
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Encadrer la représentation théâtrale
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Ranger les accessoires
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter la décoration et la technique
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Catering

Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Courses

Équipement

Ordinateur portable
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Bâche de fond
Rideauxqté 2
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 4
Carafesqté 8
Bouilloiresqté 2
Boîtes à biscuitsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la représentation et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires avant de commander le catering.
Prévoyez l’accueil 45 à 60 minutes avant le début de la pièce. Installez la table d’accueil, les panneaux du programme et le vestiaire avant l’ouverture des portes, plutôt que pendant l’arrivée du public.
Testez les microphones, le son, l’éclairage, les projecteurs et l’écran au moins 90 minutes avant la représentation. Vérifiez aussi les câbles, rallonges et multiprises : ce sont des éléments souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Gardez un passage libre autour de la scène et comptez les chaises après leur installation. Réservez également un espace distinct pour la table traiteur, les glacières, les thermos et les poubelles afin d’éviter les croisements avec le public.
Préparez les boissons et les en-cas avant l’ouverture de la salle, mais ne sortez les aliments sensibles qu’au dernier moment. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez les accessoires, costumes et textes regroupés près de la scène.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la représentation. Fixez une date limite de réponse 7 jours avant afin de confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et les quantités de catering.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée des invités pour libérer la scène, installer les chaises, l’accueil, le vestiaire, la décoration et la table traiteur. Ajoutez 90 minutes avant le spectacle pour tester le son et l’éclairage.
Que faut-il vérifier avant une représentation théâtrale ?: Vérifiez les scripts, les textes, les costumes, le maquillage, les accessoires et le programme imprimé. Contrôlez aussi chaque microphone, câble audio, rallonge, multiprise et projecteur au moins 90 minutes avant le début.
Quand commander le catering pour une soirée théâtre ?: Passez la commande environ 7 jours avant, après la clôture des inscriptions. Confirmez alors le nombre de participants et les restrictions alimentaires, puis prévoyez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.