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Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Themenabend braucht mehr als ein Motto: Raum, Spiel, Rollen, Catering und Technik müssen aufeinander abgestimmt sein. Kläre zuerst Termin und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, bestellst das Catering und finalisierst Programm und Ausstattung. Am Veranstaltungstag zählen feste Reihenfolgen: Getränke kühlen, Bühnenbereich freiräumen, Technik testen und Empfang sowie Catering rechtzeitig aufbauen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Spiel und Termin bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Rollen und Texte prüfen

    3 Personen

  • Technik und Raumaufteilung abstimmen

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Dekor und Requisiten sammeln

    3 Personen

  • Kleidung und Schminke kontrollieren

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    3 Personen

  • Licht und Ton testen

    3 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Publikumsroute kontrollieren

    2 Personen

  • Abendbriefing geben

    5 Personen

  • Spieler zum Umziehen schicken

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Theateraufführung begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Requisiten aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Dekoration und Technik abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Inventar prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 6

Catering

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • Einkäufe

Ausstattung

  • Laptop
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Projektionsleinwand

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • VorhängeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • ProgrammschilderAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 4
  • KaraffenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 2
  • KeksdosenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Tipps

  • Bestätige Spiel und Termin, bevor du Einladungen erstellst. So vermeidest du Rückfragen und kannst Anmeldungen, Rollen und Ernährungswünsche zentral erfassen.
  • Plane die Raumaufteilung nicht erst am Veranstaltungstag. Lege früh fest, wo Stühle, Empfangstisch, Cateringtisch, Umkleide und Bühnenbereich stehen, und prüfe die Wege dazwischen.
  • Teste Laptop, Mikrofone, Audiokabel, Verlängerungskabel und Projektionsleinwand vor dem Einlass. Ein kurzer Sound- und Bildtest verhindert, dass die Technik während des Programms angepasst werden muss.
  • Bereite Programme, Requisiten, Kleidung und Schminke getrennt voneinander vor. Kontrolliere Rollen und Texte spätestens vor dem Ausdruck der Programme, damit fehlende Seiten oder Requisiten auffallen.
  • Kühle Getränke und richte Snacks erst nach dem Aufbau der Tische und der Dekoration an. Öffne den Saal mit einem festen Vorlauf, damit Empfang, Licht, Ton und Umkleide vor dem Eintreffen der Gäste bereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Termin und Spiel. Einladungen sollten anschließend etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Abend verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig einplanen kannst.
Was muss man für einen Themenabend einkaufen?
Plane neben Catering und Getränken auch Verbrauchsmaterial für Empfang, Küche und Service ein. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Wassergläser, Kaffeetassen, Dessertteller, Besteck, Serviertabletts, Karaffen und Kühlboxen vorhanden sind.
Wann sollte man Getränke für einen Themenabend kühlen?
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass. Bei größeren Mengen oder wenigen Kühlmöglichkeiten lohnt es sich, bereits am Vorabend mit Kühlboxen und zusätzlichem Eis vorzubereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Themenabends?
Rechne für Raumaufteilung, Dekoration, Catering, Technik und Umkleide mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne den Saal nicht erst zum Beginn, sondern plane zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Licht-, Ton- und Ablaufcheck ein.

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