Organiser une soirée talents sans rien oublier

Une soirée talents demande plus qu’un programme et une scène. Il faut inscrire les participants, récupérer leurs besoins techniques, préparer le jury et coordonner les fichiers musicaux avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’installation des chaises, des tables et du matériel de scène. Elle couvre 76 tâches et 66 éléments à prévoir, pour garder une vue claire sur les préparatifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Inscrire les participants aux spectacles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les prestations et les fichiers musicaux
2 personnes
Créer la liste des artistes et les coordonnées
Désigner les présentateurs
Désigner les membres du jury
Préparer les formulaires d'évaluation du jury
Inventorier techniquement les spectacles
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering longue conservation
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour les artistes
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Imprimer la signalisation

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’installation lumineuse
2 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes jusqu’aux loges
2 personnes
Répéter brièvement les spectacles
3 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Marquer séparément les options diététiques
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Préparer les gagnants et les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Conserver au frais le catering oublié

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Paravents de vestiaireqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Support pour ordinateur portable
Câbles AUXqté 3
Câbles XLRqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Bâche de fondqté 2
Nappesqté 12
Pancartes de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Décapsuleursqté 3
Verres doseursqté 2
Conteneurs alimentairesqté 10
Étiquettesqté 100
Stylosqté 20
Fiches de juryqté 30
Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 40
Bulletins de voteqté 130
Prixqté 6
Caisse
Petit bac à monnaie
Cintresqté 120

Nettoyage

Balaisqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite une période d’inscription d’au moins 2 à 3 semaines afin de recevoir les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations de chaque numéro.
Demandez les fichiers musicaux et les besoins techniques au moment de l’inscription, puis vérifiez-les 7 jours avant la soirée. Un inventaire précis évite de découvrir trop tard qu’un numéro nécessite un boîtier DI, un pied de micro ou une entrée supplémentaire sur la table de mixage.
Préparez le programme après la clôture des inscriptions et transmettez-le aux présentateurs, au jury et aux artistes au moins 3 jours avant l’événement. Imprimez aussi les livrets et la signalisation avant l’ouverture de la salle.
Calculez le catering à partir du nombre confirmé de participants, d’artistes, de membres du jury et de bénévoles. Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant, puis mettez-les au réfrigérateur dès leur arrivée sur place.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’accueil du public. Libérez la scène, montez les éléments de podium, installez les tables du jury et testez les haut-parleurs, microphones, câbles et éclairages avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée talents ?: Ouvrez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de finaliser le programme, les fichiers musicaux et l’inventaire technique.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée talents ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour libérer la scène, monter le podium, installer les chaises et les tables, puis brancher le son et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour un test technique complet et les derniers ajustements.
Quand préparer les fiches d’évaluation du jury ?: Préparez-les dès que la liste des numéros est stabilisée, idéalement 3 à 5 jours avant la soirée. Imprimez un exemplaire par membre du jury, avec quelques feuilles supplémentaires pour les erreurs ou les changements de dernière minute.
Quand acheter le catering pour une soirée talents ?: Achetez les produits longue conservation environ 5 à 7 jours avant et les produits réfrigérés 1 à 2 jours avant. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions, en tenant compte des artistes, du jury et de l’équipe d’organisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.