Soirée jam : la checklist pour tout préparer

Une soirée jam demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut cadrer les inscriptions, les règles de jeu, le niveau sonore et les besoins alimentaires avant l’arrivée des participants. Le jour J, prévois du temps pour installer la scène, raccorder la sono et effectuer les réglages avant l’accueil. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer la date et les heures
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser le niveau sonore de la musique
Établir les règles de la jam
2 personnes
Réserver le matériel de musique
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Créer le plan de la salle
Mettre à jour les coordonnées des participants
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les snacks et les fruits
2 personnes
Créer les badges et panneaux nominaux
Charger les téléphones et les batteries
Vérifier les locaux et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le coin scène et la zone de jeu
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Expliquer les règles du jam
Gérer la playlist et les tours
Servir les snacks et les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Changer d’instruments de musique
2 personnes
Nettoyer immédiatement les éclaboussures
Annoncer le dernier tour de jam
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver en sécurité les objets trouvés
Emballer les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Kit de batterie
Amplis de guitareqté 2
Amplificateur de basses
Clavier
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 8
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 6
Supports de guitareqté 4
Support de clavier
Métronome

Vaisselle

Verresqté 60
Tassesqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Thermosqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Supports de badges nominatifsqté 50
Panneaux d’informationqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et confirme les horaires au moins 4 semaines avant la jam. Garde une marge d’au moins 90 minutes avant l’ouverture pour l’installation et les réglages sonores.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant. Mets à jour les coordonnées des participants afin de pouvoir prévenir rapidement en cas de changement d’horaire.
Écris les règles de la jam avant d’envoyer les invitations : durée des passages, ordre de jeu, nombre de musiciens sur scène et gestion des morceaux proposés. Cela évite de régler ces points au début de la soirée.
Prévois une ligne claire pour chaque élément audio : microphones, pieds, câbles, boîtiers DI, amplis, retours et haut-parleurs. Teste chaque entrée avant l’arrivée du public, puis garde quelques câbles et rallonges accessibles.
Ne laisse pas les boissons, snacks, badges et panneaux nominaux pour la dernière demi-heure. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant et installe la table d’inscription près de l’entrée, séparée de la zone de jeu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour installer une soirée jam ?: Prévois au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les instruments et la zone de jeu. Ajoute 30 à 45 minutes pour raccorder la sono et effectuer les réglages sonores.
Quand envoyer les invitations pour une soirée jam ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixe une échéance d’inscription 7 à 10 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et d’ajuster le plan de salle.
Quel matériel audio faut-il prévoir pour une soirée jam ?: Prévois notamment une table de mixage, des microphones, des pieds, des haut-parleurs, des moniteurs de scène, des boîtiers DI, des câbles, des amplis et des rallonges. Vérifie la liste complète au moins une semaine avant, puis teste les branchements le jour même.
Quand acheter les boissons et préparer les snacks ?: Fais les courses 1 à 3 jours avant la soirée, puis mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture. Prépare les snacks et les fruits le jour même, suffisamment tôt pour ne pas interrompre l’installation de la scène.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.