Checklist pour organiser une soirée film sur l’environnement

Une soirée film sur l’environnement demande davantage qu’une sélection de documentaires. Il faut obtenir les droits de projection, prévoir un programme réaliste et tester toute la chaîne technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre : réservation, invitations, inscriptions, catering, préparation des fichiers vidéo et installation de la salle. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les adaptateurs, les câbles, les badges et le temps nécessaire pour régler le son et la lumière.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Composer le programme de films
2 personnes
Organiser les droits de filmage
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les fichiers vidéo
Faire les courses
2 personnes
Imprimer le programme de films
Préparer les badges nominatifs
Préparer le service traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le tri des déchets
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Lancer le premier film
Veiller à la technique pendant le film
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième film
Recueillir les questions
Animer le débriefing
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Câble audioqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Télécommande

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiers de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 4

Décoration

Décoration de toile de fondqté 4
Chemins de tableqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Affichesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balai à frangesqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et vérifiez sa configuration au moins 4 semaines avant la projection : comptez les places, les tables de buffet, les prises électriques et la distance disponible pour l’écran.
Traitez les droits de projection avant d’annoncer le programme. Gardez les fichiers vidéo sur l’ordinateur portable et prévoyez au minimum 30 minutes pour tester chaque film, le projecteur et le son.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la soirée afin de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les quantités de catering. Préparez ensuite les badges nominatifs et le programme imprimé.
Pour les boissons, refroidissez les bouteilles avant l’ouverture et prévoyez environ 2 à 3 consommations par personne pour la première heure, en plus du café et du thé servis avec les machines et bouilloires.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant le début : aérez, installez les chaises et les tables, branchez le projecteur et les haut-parleurs, puis vérifiez les rallonges, multiprises, câbles HDMI et adaptateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée film sur l’environnement ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, obtenir les droits de projection, publier les invitations et confirmer le catering 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand faut-il tester le projecteur et les films ?: Faites un premier test au plus tard la veille, puis une vérification complète 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque fichier vidéo, le câble HDMI, l’adaptateur, le son et la télécommande.
Combien de boissons prévoir pour une soirée film ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée du programme. Ajoutez les quantités nécessaires pour le café et le thé, et mettez les boissons au frais avant l’ouverture.
Quand confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et confirmez les participants 3 à 5 jours avant la soirée. Utilisez ce nombre final pour calculer le catering, les gobelets, les assiettes et les couverts.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.