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Umweltfilmabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Umweltfilmabend braucht mehr Vorbereitung als nur eine Filmauswahl. Du musst früh klären, ob die Vorführung rechtlich möglich ist, und die Technik mit genau den Dateien und Anschlüssen testen, die am Abend verwendet werden. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Verpflegung und der Aufbau von Sitzplätzen, Leinwand und Ton. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung bis zum Öffnen des Saals.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmrechte regeln

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Videodateien bereitlegen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmprogramm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Licht einstellen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Mülltrennung bereitstellen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Ersten Film starten

  • Technik beim Film überwachen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Film starten

  • Fragen sammeln

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Fernbedienung

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TeegläserAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • Filmleinwand-DekorationAnz. 4
  • TischläuferAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6
  • PosterAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • BodenwischerAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe außerdem, ob jede Videodatei vollständig vorliegt und auf dem vorgesehenen Laptop abgespielt werden kann.
  • Plane den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag. Schließe Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Audiokabel, HDMI-Kabel und nötige Adapter mindestens einmal gemeinsam an.
  • Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und bestätige die Anmeldung erst danach. So kannst du die Cateringmengen anhand der tatsächlichen Personenzahl berechnen.
  • Kühle die Getränke rechtzeitig und stelle für Kaffee und Tee eigene Stationen bereit. Wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sollten gezählt und vor dem Einlass ausgelegt werden.
  • Öffne den Raum früh genug für Lüften und Aufbau. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, danach Leinwand und Projektor; Licht und Musikanlage lassen sich anschließend leichter einstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Umweltfilmabend organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du die Location reservieren, Filmrechte klären, das Programm festlegen und Einladungen verschicken.
Wann sollte man die Technik für einen Umweltfilmabend testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin durch. Teste dabei Bild, Ton, HDMI-Adapter, Lautsprecher und jede verwendete Videodatei.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Umweltfilmabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie Kaffee und Tee ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Umweltfilmabends?
Plane mindestens 90 Minuten für Lüften, Tische, Stühle, Leinwand, Projektor, Ton und Licht ein. Wenn die Technik noch nicht getestet wurde, solltest du weitere 30 Minuten als Puffer vorsehen.

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