Checklist pour organiser une soirée film musicale

Une soirée film musicale demande plus qu’une sélection de films et quelques chaises. Il faut confirmer les inscriptions, vérifier les droits de diffusion, tester toute la chaîne technique et prévoir un accueil fluide. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : téléchargements, câbles, besoins alimentaires, boissons fraîches et indications pratiques pour les visiteurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Vérifier les droits de diffusion du film
Sélectionner les films
2 personnes
Créer le programme cinéma
Tester la technique
2 personnes
Télécharger les films
Préparer les extraits musicaux
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Régler l’éclairage
Suspendre la décoration
2 personnes
Indiquer l'itinéraire et les toilettes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Assurer l'accueil
Lancer le premier film
Diffuser des extraits musicaux
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Lire le deuxième film
Répondre aux questions des visiteurs
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier les stocks
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d’accueil
Table de boissonsqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Clé USBqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Interrupteursqté 2

Décoration

Affiches de musiqueqté 8
Tissus décoratifsqté 4
Flyers du programmeqté 60
Étiquettes nominativesqté 60

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’arrêter le programme : vérifiez l’espace disponible pour l’écran, les tables, les chaises et la circulation entre l’accueil et la projection.
Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant la soirée et demandez à ce moment-là les besoins alimentaires. Vous pourrez ainsi adapter les en-cas et le service sans improviser le jour même.
Vérifiez les droits de diffusion avant de télécharger les films et préparez le programme cinéma avec les extraits musicaux. Gardez les fichiers sur l’ordinateur portable et sur une clé USB de secours.
Testez la projection, le son et les branchements au moins 2 heures avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, enceintes, table de mixage, câbles HDMI, rallonges et multiprises.
Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et installez séparément la table d’accueil et la table de boissons. Préparez les étiquettes nominatives, les flyers du programme et les indications vers les toilettes avant d’ouvrir l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée film musicale ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez le lieu et vérifiez les droits de diffusion dès le début, puis envoyez les invitations au moins 10 jours avant la soirée.
Quand tester le vidéoprojecteur et les enceintes ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’accueil des visiteurs. Lancez un extrait avec le son, vérifiez l’image et contrôlez chaque câble, rallonge et multiprise.
Combien de boissons prévoir pour une soirée film musicale ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la soirée dure plus de 3 heures.
Quand préparer les en-cas et refroidir les boissons ?: Refroidissez les boissons 4 à 6 heures avant le début et préparez les en-cas le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les produits sensibles au frais jusqu’au service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.