Checklist pour organiser une soirée de dialogue

Une soirée de dialogue demande surtout une bonne préparation du déroulé, de l’accueil et de la technique. Commence par les invitations et les inscriptions, puis confirme les intervenants et les besoins alimentaires. Quelques jours avant, imprime le programme, prépare les questions et vérifie la réservation de la salle. Le jour même, prévois du temps pour aérer, installer les tables et tester chaque microphone avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
Imprimer le programme
Préparer les questions de discussion
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la réservation
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le déroulé

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Afficher les règles de discussion
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Accompagner l'ouverture
Présenter les intervenants
Animer la première séance de dialogue
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le buffet de pause
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer la deuxième séance de dialogue
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Animer la clôture plénière
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 60
Décoration de tableqté 8
Panneau d’accueil
Affiches de règles de discussionqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations suffisamment tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la soirée. Tu éviteras ainsi de découvrir les allergies ou régimes particuliers au moment de préparer les en-cas.
Bloque un créneau de 60 à 90 minutes avant l’accueil pour installer les chaises, les tables, la table d’accueil et les porte-manteaux. Garde aussi 15 minutes pour vérifier que le programme et les badges nominatifs sont prêts.
Teste la technique avec les intervenants avant l’ouverture : microphones sans fil, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur et rallonges. Fais un essai complet avec les présentations, plutôt qu’un simple contrôle de mise sous tension.
Prépare les boissons avant l’arrivée du public : refroidis-les plusieurs heures à l’avance et installe le café, le thé, les tasses et les thermos sur une zone distincte de la table d’accueil. Cela limite les files d’attente au début de la discussion.
Affiche les règles de discussion et garde les questions préparées à portée de main. Prévois un déroulé imprimé pour les personnes qui animent et une version visible pour les intervenants, afin de tenir les horaires sans interrompre les échanges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de dialogue ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture des inscriptions environ 7 jours avant, afin de confirmer les intervenants, les besoins alimentaires et le nombre de badges.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée de dialogue ?: Prévois au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants pour la salle, l’accueil, les boissons et le matériel sonore. Ajoute 15 à 30 minutes si les présentations ou le vidéoprojecteur doivent être testés avec les intervenants.
Quand tester les microphones et le vidéoprojecteur ?: Fais un premier test la veille si le matériel est disponible, puis un second test le jour même, au moins 30 minutes avant l’ouverture. Vérifie chaque microphone, les haut-parleurs, les câbles et l’affichage des présentations.
Combien de boissons prévoir pour une soirée de dialogue ?: Compte 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Prévois aussi du café et du thé, avec quelques verres ou tasses de réserve pour éviter de manquer pendant les échanges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.