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Dialogabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dialogabend braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Empfang: Gespräche, Technik und Bewirtung müssen ineinandergreifen. Plane zuerst Anmeldungen, Referenten und Ernährungswünsche, dann Raum, Sitzordnung und Programm. In den letzten Tagen prüfst du Reservierung, Präsentationen und Tonanlage. Am Veranstaltungstag zählen klare Rollen am Empfang, gekühlte Getränke und ein griffbereiter Ablaufplan. Die Checkliste führt dich durch alle 48 Aufgaben und die benötigten 39 Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Programm drucken

  • Gesprächsfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Reservierung prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ablaufplan bereitlegen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Gesprächsregeln aufhängen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Eröffnungsbegleitung

  • Redner vorstellen

  • Erste Dialogsitzung begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet servieren

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Zweite Dialogrunde begleiten

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Plenumsabschluss moderieren

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Vorrat einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste kontrollieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischwäscheAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 60
  • TischdekorationAnz. 8
  • Willkommensschild
  • Poster mit GesprächsregelnAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldeliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher und notiere Ernährungswünsche getrennt. So kannst du Snacks, Teller und Servierschalen passend vorbereiten.
  • Bestätige Referenten und Gesprächsfragen mindestens eine Woche vor dem Dialogabend. Drucke Programm, Gesprächsregeln und Namensschilder anschließend gesammelt aus, statt sie am Veranstaltungstag zu erstellen.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Beamer 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam. Prüfe dabei auch beide Verlängerungskabel und lege eine funktionierende Präsentation bereit.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Empfangstisch einrichten sowie Tonanlage und Projektion aufbauen. Öffne den Raum nicht erst kurz vor dem Eintreffen der Gäste.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und stelle Kaffee, Tee und Snacks erst kurz vor Beginn bereit. Besetze den Empfangstisch mit Namensschildern und einer Anmeldeliste, damit der Einlass nicht den Gesprächsstart verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Dialogabend einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin, damit du Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche planen kannst.
Wann sollte die Technik für einen Dialogabend getestet werden?
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Beamer 1 bis 2 Tage vorher. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Ton- und Bildcheck durch, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Dialogabend?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Lüften, Möbel, Empfangstisch, Tonanlage, Präsentation und Bewirtung. Wenn die Location oder Technik nicht vertraut ist, plane weitere 30 Minuten Reserve ein.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle Getränke 3 bis 4 Stunden vor Beginn und bereite Snacks möglichst am selben Tag vor. Kaffee und Tee stellst du etwa 15 bis 20 Minuten vor dem Empfang bereit, damit beides frisch bleibt.

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