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Organiser une soirée crêpes sans rien oublier

Une soirée crêpes demande plus qu’une pâte et quelques poêles. Il faut coordonner la salle, la cuisine, les inscriptions, les besoins alimentaires et plusieurs postes de cuisson. Cette checklist de 72 tâches et 51 éléments t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à la préparation des garnitures. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme les plaques électriques, les rallonges, le stockage au froid et l’information sur les allergènes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’heure

    2 personnes

  • Réserver la salle

  • Réserver la cuisine

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les fournisseurs

  • Établir la liste de courses

    2 personnes

  • Réserver des casseroles et plaques de cuisson

  • Prévoir des chaises supplémentaires

  • Créer les menus

    2 personnes

  • Créer les informations sur les allergènes

    2 personnes

  • Indiquer l'itinéraire et l'entrée

  • Confirmer les inscriptions

  • Informer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Installer les courses non périssables

    2 personnes

  • Mettre les produits réfrigérés au frais

    2 personnes

  • Vérifier les poêles

    2 personnes

  • Préparer la batterie

    4 personnes

  • Laver et couper les fruits

    3 personnes

  • Préparer les garnitures

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Installer les postes de cuisson

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Mettre en place les cartes du menu

    2 personnes

  • Installer le panneau des allergènes

  • Installer les points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Installer le point de paiement

    2 personnes

  • Vérifier l’extincteur

  • Vérifier la sécurité de la plaque de cuisson

    2 personnes

  • Briefer l’équipe d’accueil

    2 personnes

  • Briefer l’équipe cuisine

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Traiter les paiements

    2 personnes

  • Faire des crêpes

    6 personnes

  • Servir des crêpes

    4 personnes

  • Réapprovisionner les garnitures

    2 personnes

  • Distribuer les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Essuyer les tables entre-temps

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Servir les allergènes à part

    2 personnes

  • Prendre la dernière commande

    2 personnes

  • Éteindre les postes de cuisson

    3 personnes

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    4 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le sol

    2 personnes

  • Laisser refroidir l’équipement

    2 personnes

  • Nettoyer l’équipement

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 110
  • Tables de buffetqté 4
  • Table de caisse
  • Tabouretsqté 6

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 130
  • Gobelets réutilisablesqté 130
  • Tasses à caféqté 60
  • Couteauxqté 130
  • Fourchettesqté 130
  • Cuillères à caféqté 60
  • Louchesqté 20
  • Petits bolsqté 35
  • Verres doseursqté 8
  • Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

  • Poêlesqté 12
  • Spatules à crêpesqté 12
  • Saladiersqté 8
  • Carafesqté 8
  • Louchesqté 8
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de cuisineqté 8
  • Cuillères doseusesqté 8
  • Entonnoirsqté 4

Équipement

  • Plaques de cuisson électriquesqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Terminal de paiement
  • Calculatricesqté 2
  • Extincteur

Décoration

  • Guirlande de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 12
  • Panneaux de menuqté 6
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Panneau des allergènes
  • Badges nominatifsqté 120

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 4
  • Lampes de tableqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Bacs à vaisselleqté 4
  • Égouttoirsqté 4
  • Balaiqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la salle et la cuisine avant d’envoyer les invitations : sans espace de préparation confirmé, le nombre de participants et l’organisation des postes restent incertains.
  • Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir les allergies et régimes alimentaires. Prévois une date limite claire, puis confirme les inscrits après traitement des réponses.
  • Vérifie le matériel de cuisson avant les courses : compte les poêles, les plaques électriques, les rallonges et les multiprises, puis teste les branchements disponibles dans la salle.
  • Répartis les bénévoles par créneau et par rôle, notamment pour la cuisson, le buffet, la caisse et le rangement. Informe-les avant le jour J avec l’horaire et l’entrée à utiliser.
  • Fais les achats en séparant les produits non périssables des produits réfrigérés. Mets ces derniers au frais dès leur arrivée et prépare les fruits et garnitures suffisamment tôt pour éviter un goulot d’étranglement au service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une soirée crêpes ?
Commence les réservations et l’organisation au moins 4 semaines avant la date prévue. Ouvre ensuite les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et répartir les bénévoles avant la dernière semaine.
Quand acheter les ingrédients pour une soirée crêpes ?
Achète les produits non périssables quelques jours avant l’événement. Les produits réfrigérés peuvent être achetés la veille ou le jour même, puis doivent être mis au frais dès leur réception.
Combien de poêles et de plaques faut-il prévoir ?
Le nombre dépend du rythme souhaité et du nombre de bénévoles, mais chaque poste de cuisson doit disposer d’une poêle, d’une spatule et d’une plaque fonctionnelle. Vérifie aussi les rallonges et multiprises avant le jour J, pas au moment de brancher le matériel.
Quand préparer les fruits et les garnitures ?
Lave et coupe les fruits le jour même, idéalement quelques heures avant l’ouverture. Prépare les garnitures assez tôt pour remplir les petits bols et les plateaux sans interrompre le service.

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