Checklist pour organiser une soirée caritative

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le mode de paiement des dons dès le début : prévoyez une solution pour les paiements sur place et testez-la au moins 7 jours avant la soirée. Imprimez aussi les formulaires de don pour les personnes qui ne souhaitent pas utiliser leur téléphone.
• Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Transmettez ensuite une liste consolidée au traiteur, plutôt que des messages séparés de dernière minute.
• Pour une vente aux enchères, numérotez chaque article et préparez une carte d’enchère par lot. Vérifiez les articles reçus au moins 5 jours avant la soirée et prévoyez un espace clairement identifié pour leur présentation.
• Établissez le programme avec des horaires précis pour l’accueil, le repas, les prises de parole et les enchères. Confirmez chaque prestation et le présentateur 7 jours avant, puis transmettez la version finale aux bénévoles.
• Faites un essai technique avant l’arrivée des invités : microphones, haut-parleurs, lecteur audio, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble. Comptez au moins 30 minutes sur place pour régler le son et repérer les câbles à sécuriser.

Questions fréquentes

Comment organiser une soirée caritative étape par étape ?

Commencez 8 à 12 semaines avant par la date, l’objectif, le lieu, la capacité et le budget. Enchaînez ensuite avec l’association, les dons, les invitations, les sponsors, le programme, le traiteur et les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les impressions.

Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?

Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la soirée. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant afin de confirmer le nombre de couverts, les besoins alimentaires, le plan de table et le matériel nécessaire.

Que prévoir pour une vente aux enchères caritative ?

Rassemblez les articles au moins 5 jours avant, attribuez un numéro à chaque lot et préparez les cartes d’enchères. Ajoutez une fiche indiquant le contenu, les conditions éventuelles et la manière de récupérer le lot après la vente.

Quand confirmer le traiteur et le matériel ?

Confirmez le traiteur, les tables, les chaises, la vaisselle et le matériel technique au moins 14 jours avant. Refaites un contrôle final 48 heures avant avec le nombre d’invités, les besoins alimentaires, le plan de table et les horaires de livraison.

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