Benefizabend organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Benefizabend braucht neben einem stimmigen Programm vor allem klare Abläufe für Spenden, Gäste und Helfer. Lege zuerst Zweck, Termin, Ort, Kapazität und Budget fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Sponsoren, Auktionsartikel, Catering und die technische Ausstattung. Plane die letzten Drucksachen und die Sitzordnung erst, wenn Gästeliste und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Die Checkliste bündelt 72 Aufgaben und 60 benötigte Dinge für die Vorbereitung und den Abend selbst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Zweck festlegen
2 Personen
Ort und Kapazität bestätigen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Guten Zweck festlegen
2 Personen
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Moderator festlegen
Musikauswahl zusammenstellen
Catering-Menü festlegen
3 Personen
Lieferanten reservieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menükarten erstellen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Auktionskarten drucken
2 Personen
Spendenformulare drucken
2 Personen
Gästeliste prüfen
2 Personen
Diätübersicht teilen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Auktionsartikel prüfen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht aufhängen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Spendentisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Auftritt begleiten
2 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Versteigerung präsentieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Auftritt begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Auktionserlös sichern
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geräte abkoppeln
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Lieferanten bezahlen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 130
WeingläserAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 120
Abendbesteck-SetsAnz. 120
ServierbesteckAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 5
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
ServiertablettsAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
VasenAnz. 12
KunstblumenAnz. 12
BallonsAnz. 100
Fotowand
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120

Catering

ServierplattenAnz. 10
BuffettellerAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
KaraffenAnz. 12
EisbehälterAnz. 3
KühlelementeAnz. 12
Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
Auktionshammer
AuktionskistenAnz. 6
SpendendosenAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Zahlungsart und Spendenablauf früh fest. Teste mindestens 7 Tage vor dem Benefizabend, ob Spendenformulare, Zahlungsinformationen und gegebenenfalls die technische Lösung funktionieren.
Bestätige Auftritte, Moderator und Musik spätestens 2 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Programmänderungen zu drucken und Lautsprecher, Mikrofone sowie Mikrofonständer zu testen.
Sammle Auktionsartikel nicht erst in der letzten Woche. Erfasse Artikel, Spender und Bedingungen laufend und bereite die Auktionskarten mindestens 3 Tage vorher vor.
Teile die Übersicht zu Ernährungswünschen spätestens 48 Stunden vor dem Abend mit dem Catering und den zuständigen Helfern. Plane Buffetische, Warmhaltebehälter und Servierbesteck passend zum Menü ein.
Prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass die Sitzordnung, Garderobe und Technik. Stelle außerdem sicher, dass Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen dort liegen, wo sie gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Benefizabend planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Budget, Sponsoren, Auftritte, Lieferanten und Einladungen noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man die Einladungen für einen Benefizabend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering, Tischordnung und Diätübersicht rechtzeitig feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizabend?: Als grobe Planung kannst du mit 1 Helfer pro 10 bis 15 Gäste rechnen, zusätzlich zu Moderator, Technik und Catering. Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher konkreten Aufgaben und Zeitfenstern zu.
Wann muss das Programm für einen Benefizabend fertig sein?: Schließe das Programm mindestens 10 Tage vor dem Abend ab, sobald Auftritte und Moderator bestätigt sind. Drucke Programm, Menükarten, Spendenformulare und Auktionskarten spätestens 3 Tage vorher.

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