Organiser une soirée cabaret sans rien oublier
Une soirée cabaret demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’accueil dans un calendrier précis. Cette checklist rassemble les 47 tâches du projet, des premières réservations au démontage. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille rapidement les artistes, le budget et le catering. La dernière semaine sert surtout à traiter les inscriptions, vérifier le matériel et transmettre un briefing clair à chaque intervenant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Définir le budget et l’entrée
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Établir le programme
2 personnes
Collecter les informations des artistes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Événement
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Monter la lumière et le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer le programme de cabaret
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le service des pauses
3 personnes
Faire sortir les visiteurs
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 12
- Tabourets de barqté 4
- Portantsqté 2
- Cintresqté 100
Équipement
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 8
- Ordinateur portable
- Boîtier DI
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
Décoration
- Bâche de fond
- Nappesqté 12
- Affiches du programmeqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 8
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Pichets de serviceqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Gantsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les artistes et la technique avant d’envoyer les invitations : le programme dépend des horaires de passage, des microphones disponibles et de l’installation sonore.
- Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Tu pourras ainsi confirmer le nombre de repas, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de verres, d’assiettes et de couverts.
- Prépare le déroulé avec des horaires précis, notamment pour l’accueil, les changements de plateau et les pauses. Transmets le briefing aux artistes au plus tard 48 heures avant l’événement.
- Garde une vraie zone libre pour la scène : installe les tables et les chaises en fonction des lignes de vue, puis prévois les passages des câbles, des pieds de micro et des projecteurs avant l’arrivée du public.
- Ne repousse pas les essais techniques au début de la soirée. Monte le son, la lumière et les rallonges plusieurs heures avant l’ouverture, puis teste chaque microphone, haut-parleur et source audio avec les artistes.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée cabaret ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, le catering et la technique doivent être réservés avant l’envoi des invitations.
- Combien de temps prévoir pour installer une soirée cabaret ?
- Prévois au moins 4 heures pour installer la salle, la décoration, le son et la lumière. Ajoute 60 à 90 minutes pour les balances et les derniers essais avec les artistes.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?
- Envoie-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Ce délai permet de confirmer le catering et les besoins alimentaires.
- Que faut-il vérifier le jour d’une soirée cabaret ?
- Vérifie la liste des inscrits, le déroulé, les besoins techniques, le stationnement et la répartition des bénévoles. Fais aussi un contrôle complet des microphones, câbles, multiprises, éclairages et boissons avant l’accueil du public.
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