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Kabarettabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kabarettabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, guter Tonqualität und einem pünktlichen Einlass. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Künstlerbestätigung über Budget, Einladungen und Catering bis zum Aufbau von Bühne, Licht und Ton. Plane Technik und Künstlerbriefing nicht erst am Veranstaltungstag: Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Bühnenstrahler müssen rechtzeitig geprüft werden. Auch Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkhinweise und die Sitzordnung brauchen feste Zuständigkeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Künstler festlegen

    2 Personen

  • Budget und Eintritt festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Route und Parkinformationen teilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Vorräte und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

Event

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht und Ton aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik und Cues testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Künstlergarderobe einrichten

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Eingang und Garderobe öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Cabaretprogramm begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenservice übernehmen

    3 Personen

  • Besucher hinausbegleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • Laptop
  • DI-Box
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • TischdeckenAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • HandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Künstler, Ort und Technik spätestens vier Wochen vor dem Kabarettabend. Kläre dabei auch Mikrofone, DI-Box, Mischpult, Lautsprecher und den benötigten Stromanschluss.
  • Verschicke Einladungen mindestens drei Wochen vorher und setze einen Anmeldeschluss sieben Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Plätze, Catering sowie Ernährungswünsche zuverlässig einplanen.
  • Schicke den Künstlern spätestens fünf Tage vor dem Auftritt ein Briefing mit Ablaufplan, Ankunftszeit, Park- und Wegebeschreibung sowie den technischen Anforderungen.
  • Plane den Raum mindestens drei Stunden vor dem Einlass: Bühnenbereich freiräumen, Tische und Stühle stellen, Garderobenständer aufbauen und Wegweiser sowie Willkommensschild anbringen.
  • Beginne den Technikcheck spätestens 90 Minuten vor dem Einlass. Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel, Lichtstative und Bühnenstrahler mit dem tatsächlichen Ablauf und halte ein Ersatz-Verlängerungskabel bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kabarettabend organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstler und Budget. Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Technik für einen Kabarettabend geprüft werden?
Reserviere die Technik vier bis sechs Wochen vorher und prüfe die technischen Anforderungen spätestens fünf Tage vor der Veranstaltung. Der vollständige Ton- und Lichttest gehört 90 Minuten vor dem Einlass in den Ablauf.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kabarettabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die Künstler ein. Für Kaffee solltest du je nach Dauer etwa eine Tasse pro Gast vorsehen.
Wann soll der Sitzplan für einen Kabarettabend feststehen?
Lege die Raumaufteilung spätestens drei Tage vorher anhand der Anmeldungen fest. Stelle Tische und Stühle am Veranstaltungstag mindestens drei Stunden vor dem Einlass auf, damit noch Zeit für Änderungen bleibt.

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