Checklist pour organiser une soirée barbecue

Une soirée barbecue réussie se prépare surtout avant l’arrivée des invités. Comptez les participants, vérifiez les besoins alimentaires et prévoyez les portions végétariennes avant de faire les courses. Le jour même, gardez la viande et les légumes au frais, refroidissez les boissons et installez les barbecues en toute sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, de la confirmation des invités au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le nombre de visiteurs
Déterminer les portions végétariennes
Réserver les barbecues
Réserver une tente de réception
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de vaisselle
Faire les courses
2 personnes
Ranger les courses au frais
2 personnes
Portionner la viande et les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer les sauces et le pain
Refroidir les boissons
2 personnes
Créer la playlist musicale
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter la tente de réception
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
Remplir les braseros
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le café et le thé

Événement

Allumer les grills
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Servir les plats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
Ranger les restes au frais
2 personnes

Suivi

Laisser refroidir les barbecues
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
2 personnes
Nettoyer les barbecues
2 personnes
Démonter la tente de réception
3 personnes
Inventorier le matériel
Rendre le matériel loué
2 personnes
Répartir ou jeter les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Tables de buffetqté 2
Tables de bièreqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Verresqté 50
Tasses à caféqté 30

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 3
Enceinte de fête
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 3
Thermosqté 2
Extincteur

Cuisine

Pince à barbecueqté 4
Spatules de barbecueqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Lanternesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le nombre de visiteurs quelques jours avant les courses : ce chiffre détermine les quantités de viande, de légumes, de pain, de salades et de boissons. Gardez une petite marge pour les portions imprévues.
Traitez les réponses alimentaires avant de réserver le matériel. Notez séparément les besoins particuliers et le nombre de portions végétariennes afin d’éviter une préparation de dernière minute.
Vérifiez la météo au moins 48 heures avant la soirée. Si une tente est prévue, contrôlez son emplacement, son ancrage et l’espace disponible pour les tables, les chaises et les barbecues.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et utilisez plusieurs glacières plutôt qu’une seule. Prévoyez aussi un espace distinct pour les boissons et pour les aliments afin de limiter les ouvertures répétées.
Installez les barbecues loin de la tente, des guirlandes et des passages, puis vérifiez les rallonges et multiprises avant de brancher l’éclairage et l’enceinte. Gardez les seaux et les poubelles accessibles pendant toute la soirée.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée barbecue ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant la soirée pour pouvoir confirmer les quantités et le matériel.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée barbecue ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et des boissons sans alcool en quantité suffisante pour toute la durée de la soirée.
Combien de temps faut-il pour préparer une soirée barbecue ?: Commencez l’organisation 3 à 4 semaines à l’avance pour les invitations et les réservations. Réservez les 2 jours précédents aux courses, aux préparations froides et au contrôle de la météo.
Comment installer un barbecue sous une tente de réception ?: Ne placez pas le barbecue sous la tente ni près des parois, des décorations ou des câbles. Installez-le sur une surface stable, dans une zone dégagée, et prévoyez au moins un seau à proximité pour réagir rapidement en cas de besoin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.