La checklist pour organiser une session d’inspiration

Une session d’inspiration demande plus qu’un bon programme et un intervenant disponible. Il faut coordonner le lieu, les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de présentation et toute la technique avant l’accueil des participants. Cette checklist regroupe les tâches dans l’ordre où elles doivent être traitées, puis les vérifications à faire le jour même. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les badges, les câbles, les boissons et la disposition de la table de scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date et les heures
Réserver un intervenant
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le texte promotionnel
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations sur les intervenants
Recevoir la présentation
Tester la technique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les réservations
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons non périssables en place
Préparer les fruits et légumes
2 personnes
Préparer les amuse-bouches froids
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer l'écran de présentation
2 personnes
Brancher l’ordinateur portable et les câbles
2 personnes
Préparer les paperboards
Disposer les badges nominatifs et les stylos
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer les échanges de réseautage
2 personnes
Ouvrir la séance d’inspiration
Présenter l’intervenant
Animer la présentation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer le tour d’échanges
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table de scène
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Chronomètresqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Cartes de menuqté 8
Stylosqté 60
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour finaliser le programme, confirmer l’intervenant et préparer le texte d’invitation.
Demandez les informations alimentaires dès l’inscription et arrêtez les quantités de catering 3 à 5 jours avant la session. Prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les arrivées non prévues ou les portions supplémentaires.
Récupérez la présentation de l’intervenant au plus tard 48 heures avant l’événement. Testez alors le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, le micro sans fil et les multiprises, plutôt que le matin même.
Préparez les badges et vérifiez la liste des participants la veille. Placez les tables, les chaises, les porte-manteaux et la table de scène avant l’ouverture des portes, avec un passage dégagé vers l’accueil.
Mettez les boissons non périssables en place la veille et préparez les fruits, les légumes et les amuse-bouches froids le jour même. Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une session d’inspiration ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et l’intervenant, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les besoins alimentaires et de tester la technique au moins 48 heures avant.
Quand envoyer les invitations pour une session d’inspiration ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant la date, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions 48 heures avant afin d’ajuster les badges, les chaises et le catering.
Que faut-il tester avant une session d’inspiration ?: Testez 24 à 48 heures avant le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et le micro sans fil. Ouvrez aussi la présentation finale et vérifiez que les fichiers s’affichent correctement.
Quelle quantité de boissons prévoir par participant ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 verres par personne, en incluant l’eau et les autres boissons. Ajoutez une marge de 5 à 10 % et prévoyez les tasses, verres, machines à café ou bouilloires nécessaires au format de la session.

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