Checklist para organizar una sesión de inspiración
Una sesión de inspiración necesita más que reservar una sala y contratar a un ponente. Hay que cerrar horarios, programa e inscripciones con tiempo, y comprobar la presentación y el sonido antes de recibir al público. El catering también requiere cifras: cuenta las personas inscritas, sus preferencias dietéticas y el menaje disponible. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde la reserva del lugar hasta la colocación de mesas, sillas y podio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la fecha y los horarios
Contratar al ponente
Definir el programa final
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el texto promocional
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar la información de los ponentes
Recibir la presentación
Probar la técnica
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de participantes
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Confirmar las reservas
Enviar recordatorio
Hacer la compra
2 personas
Preparar las bebidas no perecederas
Preparar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos fríos
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la mesa del podio
2 personas
Montar la pantalla de presentación
2 personas
Conectar el portátil y los cables
2 personas
Preparar los rotafolios
Colocar los tarjeteros y bolígrafos
Preparar café y té
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
Montar la mesa de registro
2 personas
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar las conversaciones de networking
2 personas
Abrir la sesión de inspiración
Presentar al ponente
Coordinar la presentación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar la ronda interactiva
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Reponer bebidas y snacks
2 personas
Despedida de los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa del escenario
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Temporizadorescant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portabadgescant. 60
- Cartas del menúcant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Números de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y los horarios antes de publicar la convocatoria. Reserva también el tiempo necesario para preparar la sala y recoger las llaves el mismo día.
- Pide al ponente la presentación con varios días de antelación y haz una prueba técnica antes del evento. Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los cables y el micrófono inalámbrico.
- Abre las inscripciones cuando el programa esté suficientemente definido y solicita las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Usa la lista final para calcular el catering, las tarjetas de nombre y los vasos, platos y cubiertos.
- Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes de la sesión. Incluye la hora de llegada, la dirección, cualquier indicación sobre acceso y la posibilidad de cambios en las preferencias alimentarias.
- No dejes el montaje para la última hora: coloca mesas y sillas, prepara las mesas del buffet y del escenario, y deja lista la mesa del podio antes de que lleguen los participantes. Reserva además un espacio visible para percheros y materiales de apoyo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una sesión de inspiración?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar al ponente y fijar la fecha. Deja cerrados el programa y las inscripciones varios días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de una sesión de inspiración?
- Haz una prueba completa entre 24 y 72 horas antes, y vuelve a comprobar las conexiones al montar la sala. Prueba la presentación, el proyector, el sonido, el micrófono y los cables de alimentación.
- ¿Cuánto catering calcular para una sesión de inspiración?
- Calcula las cantidades según la lista definitiva de participantes y añade aproximadamente un 10 % de margen para bebidas y aperitivos. Confirma las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes de hacer la compra.
- ¿Cuándo enviar el recordatorio a los participantes?
- Envíalo entre 24 y 48 horas antes de la sesión. Revisa la lista de participantes el mismo día y prepara las tarjetas de nombre con los cambios más recientes.
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