Organiser un salon professionnel sans rien oublier

Un salon professionnel demande une coordination précise entre visiteurs, exposants, prestataires et équipe d’accueil. Commence par établir la liste des participants et les inscriptions, puis confirme les besoins alimentaires, les fournisseurs et le plan des stands. Les badges, panneaux, programmes et équipements doivent être prêts avant l’ouverture du lieu. Cette checklist suit l’ordre utile pour avancer, du premier envoi d’invitations au chargement, au montage et à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Informer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Imprimer les programmes
2 personnes
Trier les bracelets
Répartir les exposants
Commander les quantités de restauration
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Charger le transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Apposer les numéros de stand
2 personnes
Installer des points d’alimentation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Décorer l’entrée
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 12
Tables de standqté 20
Chaisesqté 120
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 16
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Routeur Wi-Fi
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Microphone à main
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 12
Nappesqté 24
Numéros de standqté 24
Banderoles de salonqté 4
Compositions floralesqté 8

Inscription

Porte-nomsqté 130
Braceletsqté 130
Presse-papiersqté 6
Stylos de comptoirqté 20
Classeurs de rangementqté 10
Bacs à badgesqté 4

Communication

Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d’information A4qté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le salon. Tu auras le temps de traiter les demandes alimentaires, d’imprimer les badges et d’ajuster les quantités de restauration.
Prépare le plan des stands avant de répartir les exposants. Vérifie ensuite que chaque numéro de stand correspond aux panneaux, aux tables et aux cloisons installés sur place.
Imprime les badges, programmes et panneaux au plus tard la veille. Prévois aussi une imprimante, un ordinateur portable et une connexion Wi-Fi pour corriger une inscription de dernière minute.
Organise le chargement par ordre d’installation : mobilier et cloisons d’abord, puis inscription, signalétique, restauration et matériel technique. Dégage la zone de chargement avant l’arrivée des fournisseurs.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’ouverture. Compte séparément les tasses, verres, assiettes et couverts afin d’éviter une rupture pendant les pauses café et le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon professionnel ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le salon, puis prévois une relance 10 à 14 jours avant. Ferme les inscriptions environ 7 jours avant pour finaliser les badges et la restauration.
Quand imprimer les badges des visiteurs et des exposants ?: Imprime les badges la veille ou 2 jours avant l’ouverture, une fois les inscriptions vérifiées. Garde une imprimante et des supports vierges sur place pour les changements de dernière minute.
Combien de temps faut-il pour installer un salon professionnel ?: Prévois au moins 3 à 4 heures pour ouvrir le lieu, installer les tables et chaises, monter les cloisons, poser les numéros de stand et préparer l’accueil. Ajoute du temps si plusieurs exposants arrivent en même temps.
Quand commander la restauration d’un salon professionnel ?: Confirme les quantités 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Réserve une marge de 10 % pour les visiteurs ou exposants supplémentaires.

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