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Handelsbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Handelsbörse braucht früh klare Zusagen, eine belastbare Standaufteilung und einen Ablauf, der am Veranstaltungstag funktioniert. Plane Teilnehmer, Aussteller und Ernährungswünsche getrennt und bestätige Lieferanten rechtzeitig. In den letzten Tagen zählen gedruckte Unterlagen, Namensschilder, Armbänder und gekühlte Getränke. Am Veranstaltungstag selbst entscheidet eine vorbereitete Ladezone, ein besetzter Registrierungstisch und ein geordneter Aufbau über den Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Besucherregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Armbänder sortieren

  • Aussteller einteilen

  • Cateringmengen bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Transport beladen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ladezone freimachen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verlegen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Eingang dekorieren

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Stromkabel aufrollen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • MessetischeAnz. 20
  • StühleAnz. 120
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 16
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • WLAN-Router
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 2
  • Handmikrofon
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 10
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KüchentücherAnz. 12

Dekoration

  • StandwändeAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • StandnummernAnz. 24
  • MessebannerAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 8

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 130
  • ArmbänderAnz. 130
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TresenstifteAnz. 20
  • AblagemappenAnz. 10
  • Badge-SchalenAnz. 4

Kommunikation

  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • A4-InfotafelnAnz. 12

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 24

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KabelmattenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Teilnehmerliste spätestens 14 Tage vorher an und bearbeite Anmeldungen täglich. So kannst du Ernährungswünsche und die Cateringmenge rechtzeitig an Lieferanten weitergeben.
  • Bestätige Standbetreiber und Aussteller mindestens 7 Tage vor der Börse. Erstelle danach die Standaufteilung mit Standnummern und drucke Wegweiser, Programm und Namensschilder gemeinsam.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Laptop, Drucker, Namensschildern und Armbändern ein. Sortiere die Armbänder vorab nach Teilnehmergruppe oder Zugang, damit pro Anmeldung höchstens eine Minute verloren geht.
  • Prüfe Materialien, WLAN-Router, Verlängerungskabel, Ladestationen und Powerbanks spätestens am Vortag. Lade außerdem Handmikrofon, Laptop und Drucker und lege Ersatzkabel griffbereit an den Registrierungstisch.
  • Blocke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Ladezone, Tische, Stühle, Stellwände und Standnummern. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; Snacks, Tassen, Gläser, Teller und Besteck gehören in getrennte, beschriftete Kisten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handelsbörse organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und Lieferanten. Spätestens 14 Tage vorher sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sein.
Wann müssen Aussteller ihre Standnummer bekommen?
Schicke Standaufteilung und Standnummern spätestens 7 Tage vor der Handelsbörse. So können Aussteller ihre Anreise und ihren Aufbau planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Handelsbörse?
Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Stellwände, Standnummern, Registrierung und Technik ein. Bei vielen Ständen oder einer getrennten Ladezone sind 3 Stunden realistischer.
Wie viel Catering sollte man für eine Handelsbörse bestellen?
Rechne die bestellte Menge anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und der Veranstaltungsdauer aus. Bestätige die Cateringmenge spätestens 7 Tage vorher und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche getrennt.

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