Checklist pour organiser un salon du logiciel

Un salon du logiciel demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, démonstrations et équipements techniques. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, le plan des stands et le programme. Les besoins réseau, les adaptateurs et les branchements sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette checklist t’aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, de la première invitation à l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le concept et le thème du salon
3 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rédiger l’invitation des visiteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les conditions des exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver l’équipement
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer l’agencement des exposants
Planifier le programme et les démonstrations
3 personnes
Informer les animateurs
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance et la sécurité
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
Publier le programme en ligne
Créer le plan technique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Envoyer le briefing des exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Confirmer les exposants par téléphone
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
Installer l’écran de présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Brancher les ordinateurs portables de démonstration
3 personnes
Tester la connexion Internet
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aménager les stands des exposants
8 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Guider les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Gérer les micros et les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Résoudre les questions techniques
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner le matériel des exposants
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les données des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 18
Chaises pour les visiteursqté 80
Tables de bièreqté 8
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Panneaux de standqté 18
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Écransqté 8
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Routeur wifiqté 2
Switches réseauqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 8
Câbles réseauqté 20
Adaptateurs USB-Cqté 8
Batteries externesqté 6
Chargeurs d’ordinateur portableqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Courses

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Plantesqté 20
Nappesqté 20
Porte-nomsqté 100
Panneaux de présentationqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Râteliers de refroidissementqté 4

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’inviter les exposants : prévois ensuite un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les inscriptions, les plans de stands et la communication.
Demande les besoins techniques dès l’inscription des exposants. Fais préciser le nombre d’ordinateurs, d’écrans, de prises réseau, de câbles HDMI et d’adaptateurs USB-C nécessaires.
Prépare le plan du salon après avoir confirmé les exposants, puis garde une marge pour les passages, les démonstrations et la table d’inscription. Envoie l’agencement final au moins 7 jours avant l’événement.
Pour chaque démonstration, confirme l’animateur, la durée et le matériel utilisé. Teste le projecteur, les microphones, les haut-parleurs, le routeur wifi et les switches avant l’arrivée du public.
Traite les besoins alimentaires avant de réserver le catering et imprime les badges nominatifs ainsi que la liste des visiteurs la veille. Prévois une table d’inscription facilement visible dès l’entrée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du logiciel ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions et régler les besoins techniques.
Que faut-il prévoir pour les démonstrations de logiciels ?: Prévois un ordinateur de présentation, un écran ou un projecteur, des câbles HDMI, des adaptateurs USB-C et une connexion réseau fiable. Teste chaque démonstration au moins 1 jour avant l’ouverture.
Quand envoyer les invitations aux visiteurs ?: Envoie une première invitation environ 4 semaines avant le salon, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Ferme ou vérifie les inscriptions quelques jours avant afin d’imprimer une liste visiteurs à jour.
Comment organiser les stands d’un salon du logiciel ?: Attribue les emplacements après avoir confirmé la liste des exposants et leurs besoins techniques. Communique le plan final au moins 7 jours avant, avec les horaires d’installation et les informations sur les branchements.

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