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Softwaremesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Softwaremesse braucht mehr als Aussteller und Produktvorführungen. Du musst Standplätze, technische Anforderungen, WLAN, Strom, Programm, Catering und Besucherdaten rechtzeitig zusammenbringen. Beginne mindestens zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Messekonzept; sechs bis acht Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldungen laufen. In den letzten sieben Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Namensschilder, Techniktests und den Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich in der nötigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Messekonzept und Thema festlegen

    3 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Besuchereinladung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ausstellerbedingungen versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Ausrüstung reservieren

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Ausstelleraufteilung bestätigen

  • Programm und Vorführungen planen

    3 Personen

  • Sprecher informieren

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung und Sicherheit prüfen

  • Werbematerial gestalten

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Technischen Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Ausstellerbriefing versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Aussteller telefonisch bestätigen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse und Kabel verlegen

    3 Personen

  • Präsentationsbildschirm installieren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Demonstrations-Laptops anschließen

    3 Personen

  • Internetverbindung testen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    8 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    3 Personen

  • Mikrofone und Präsentationen bedienen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Technische Fragen lösen

    2 Personen

  • Programmpunkte ankündigen

  • Besucher über die Abreise informieren

    2 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Ausstellermaterialien zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerdaten archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 18
  • Besucher-StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 12
  • StandwändeAnz. 18
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 12
  • BildschirmeAnz. 8
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • Netzwerk-SwitchesAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • HDMI-KabelAnz. 8
  • NetzwerkkabelAnz. 20
  • USB-C-AdapterAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6
  • Laptop-LadegeräteAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • BuffetbehälterAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • Einkäufe

Dekoration

  • FirmenflaggenAnz. 12
  • PflanzenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 20
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • PräsentationstafelnAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlgitterAnz. 4

Tipps

  • Lege Standflächen erst fest, wenn die Ausstellerliste weitgehend steht. Plane pro Aussteller mindestens einen Tisch oder eine Standfläche, einen Stromanschluss und ausreichend Bewegungsfläche ein; bestätige die endgültige Aufteilung spätestens zwei Wochen vor der Messe.
  • Sammle technische Anforderungen nicht erst beim Aufbau. Frage sechs Wochen vorher nach benötigten Laptops, Bildschirmen, Projektoren, HDMI- und Netzwerkkabeln, USB-C-Adaptern sowie Zugangsdaten und teste jede Vorführung am Vortag.
  • Plane das Netzwerk als eigenes Arbeitspaket. Prüfe, wie viele Geräte gleichzeitig online sind, reserviere WLAN-Router und Netzwerk-Switches und lege Ersatzlösungen wie zusätzliche Kabel und Powerbanks bereit.
  • Schicke Einladungen und Ausstellerbedingungen getrennt voneinander. Öffne das Anmeldeformular etwa acht Wochen vorher, erfasse Ernährungswünsche direkt und gib dem Catering spätestens zehn Tage vor der Messe die verbindliche Personenzahl.
  • Bereite den Empfang nicht für den letzten Morgen vor. Drucke die Besucherliste und Namensschilder spätestens am Vortag, stelle Registrierungstisch und Sitzgelegenheiten bereit und führe vor Einlass einen Rundgang mit Technik-, Sicherheits- und Fluchtwegkontrolle durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Softwaremesse organisieren?
Beginne mindestens zwölf Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Konzept. Sechs bis acht Wochen vorher sollten Aussteller eingeladen, Anmeldungen geöffnet und die technischen Anforderungen abgefragt sein.
Wann muss der Messeplan für eine Softwaremesse fertig sein?
Erstelle einen ersten Messeplan, sobald die wichtigsten Aussteller zugesagt haben, und bestätige Standplätze spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung. Der technische Lageplan sollte spätestens sieben Tage vorher vorliegen.
Wie viele Wochen vorher sollte man Aussteller zu einer Softwaremesse einladen?
Versende die erste Einladung etwa acht Wochen vor der Messe. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr drei bis vier Wochen und verschicke die verbindlichen Ausstellerbedingungen direkt nach der Zusage.
Wann sollte die Technik für eine Softwaremesse getestet werden?
Sammle die Anforderungen sechs Wochen vorher und prüfe Geräte, WLAN, Bildschirme, Projektor, Mikrofone und Kabel spätestens am Vortag. Für jede Präsentation sollte außerdem ein Ersatzadapter oder ein Ersatzkabel bereitliegen.

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