Kinderboekenmarkt organiseren: checklist en planning

Een kinderboekenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en boeken klaarzetten. Je regelt eerst de locatie, vergunning en tijden, daarna standhouders, activiteiten en het leeshoekprogramma. In de laatste weken komen de boekenstroom, standindeling, vrijwilligers en betaalmogelijkheden samen. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van de eerste reservering tot wisselgeld en routepijlen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktlocatie reserveren
Marktvergunning aanvragen
Datum en tijden vastleggen
Standhouders werven
2 personen
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Leeshoekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Online evenementpagina publiceren
Standhouders registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Voorlezer bevestigen
Kinderactiviteiten inkopen
2 personen
Boekeninzameling afronden
3 personen
Boeken sorteren
4 personen
Boeken prijzen
3 personen
Boeken per genre verdelen
3 personen
Standindeling maken
2 personen
Standhouders informeren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Voorleestijden publiceren
Betaalwijze voor marktkraam regelen
Contant wisselgeld ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boeken en materialen klaarzetten
4 personen
Kassa en prijskaarten voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Marktkramen inrichten
6 personen
Leeshoek inrichten
3 personen
Knutseltent inrichten
3 personen
Speurtocht klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Kassa openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Boeken verkopen
6 personen
Voorlezen begeleiden
2 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste verkoopronde aankondigen
Kassa sluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Boeken veilig inpakken
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Onverkochte boeken sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verkoopopbrengst afstorten
2 personen
Restvoorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Boekenkastenaantal 6
Zitzakkenaantal 12
Kleedjesaantal 6
Opbergbakkenaantal 20

Marktmaterialen

Kinderboekenaantal 500
Prijskaartjesaantal 600
Boekenleggersaantal 500
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 3
Prijslijstenaantal 15
Naamstickersaantal 150
Standhoudersbordenaantal 15
Routepijlenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Pennensetsaantal 10

Decoratie

Boekenslingersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Decoratiebordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Plakhaakjesaantal 40
Tafeldecoratieaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 12
Knutselbakkenaantal 8
Kleurpotlodensetsaantal 20
Kinderschortenaantal 12
Stempelsetsaantal 8
Pennenbakjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveertangenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en openingstijden minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct of een marktvergunning nodig is; de aanvraagtermijn verschilt per gemeente en kan meerdere weken bedragen.
Wacht niet met standhouders werven tot de promotie start. Geef iedere deelnemer uiterlijk 2 weken vooraf de standindeling, opbouwtijd, betaalafspraken en praktische informatie over tafels en kramen.
Plan kinderactiviteiten en voorlezen in tijdsblokken van ongeveer 20 tot 30 minuten. Publiceer de voorleestijden minstens 1 week vooraf, zodat gezinnen hun bezoek kunnen plannen en vrijwilligers weten waar ze moeten staan.
Rond de boeken minstens 1 week voor de markt af: sorteer ze per genre, bepaal de prijzen en maak duidelijke prijslijsten en prijskaartjes. Houd een aparte plek vrij voor boeken die nog niet beoordeeld of geprijsd zijn.
Tel betaalmiddelen niet pas op de ochtend zelf. Regel pinapparaten, kassaboxen en wisselgeld uiterlijk 2 dagen vooraf en wijs per betaalpunt één verantwoordelijke vrijwilliger aan; zo voorkom je zoekgeraakte bedragen en lange rijen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderboekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum, vergunning en werving van standhouders. Reserveer de laatste 2 weken voor boeken sorteren, promotie, standindeling en de vrijwilligersplanning.
Hoeveel tijd kost het voorbereiden van een kinderboekenmarkt?: Reken voor een kleine markt op minimaal 20 tot 30 uur voorbereiding, verdeeld over meerdere weken. De meeste tijd gaat naar standhouders registreren, boeken sorteren en prijzen, activiteiten plannen en praktische afspraken vastleggen.
Wanneer moet ik de vergunning voor een kinderboekenmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra locatie, datum en tijden vaststaan, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij je gemeente de exacte termijn, want sommige aanvragen moeten enkele weken voor de markt binnen zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderboekenmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 per betaalpunt, 1 voor de leeshoek en 1 voor kinderactiviteiten. Tel bij grotere bezoekersaantallen extra hulp mee voor opbouw, toezicht en het aanvullen van boeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.