Organiser un salon du livre jeunesse : la checklist complète

Un salon du livre jeunesse demande une coordination précise entre les vendeurs, les bénévoles, les activités et l’accueil du public. Commence par confirmer le lieu et la date, puis règle les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prépare ensuite le plan des stands, le coin lecture et les activités pour enfants. Cette checklist t’aide à suivre les 74 tâches du projet et à ne pas oublier le matériel nécessaire le jour du salon.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Vérifier les autorisations et les déclarations
Établir les règles du marché
2 personnes
Créer le formulaire vendeur
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le marché en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables pour les vendeurs
Réserver les toilettes
Organiser la collecte des déchets
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Finaliser la liste des vendeurs
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Envoyer les règles de vente aux vendeurs
Planifier les activités pour enfants
2 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Définir les catégories de livres
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Récupérer les livres et le matériel
3 personnes
Vérifier les livres pour détecter d’éventuels dommages
3 personnes
Classer les livres par âge
4 personnes
Classer les livres par genre
4 personnes
Évaluer les livres
4 personnes
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Baliser les stands et les chemins de circulation
2 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’espace lecture
2 personnes
Installer la table de bricolage
2 personnes
Préparer les livres par stand
5 personnes
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
Installer l’entrée et la signalétique
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Animer le moment de lecture
2 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
Réapprovisionner les tables de livres
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Emballer les livres dans des cartons
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Trier les livres restants
3 personnes
Rapporter les livres
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Faire récupérer leurs affaires par les vendeurs
2 personnes
Faire don des livres invendus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaisesqté 50
Chaises hautes pour enfantsqté 10
Bibliothèquesqté 8
Tables pliantesqté 4
Couverturesqté 10
Caisses de rangementqté 30
Caisses à livresqté 40
Tentes de réceptionqté 4

Équipement

Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 4
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Sucriersqté 3
Pichets à laitqté 3

Décoration

Fanions pour livresqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'âgeqté 6
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Matériel de sport

Crayons de couleurqté 100
Craies Wascoqté 80
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Papier à dessinqté 500
Tapis de bricolageqté 10
Livres de lectureqté 30
Poufsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Paniers à lingeqté 4

Courses

Courses

Conseils

Fixe le lieu et la date avant d’envoyer les invitations : vérifie aussi les autorisations, les déclarations nécessaires et la capacité des toilettes pour le public attendu.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription des vendeurs, puis réserve les tables et les chaises selon le nombre final de participants. Garde une marge de 1 table libre pour les imprévus.
Classe les livres avant l’installation par tranche d’âge et par genre. Prépare les étiquettes de prix au moins 2 jours avant afin d’éviter une mise en place précipitée.
Prévois des bénévoles par créneau, et non seulement un nombre total. Pour un salon d’une journée, organise au minimum une équipe pour l’accueil, une pour les stands et une pour les activités enfants.
Teste les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises, le microphone et les enceintes la veille. Charge les appareils et garde des piles de rechange sur place pour éviter une panne pendant les annonces ou les ventes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du livre jeunesse ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les invitations aux vendeurs et la réservation du mobilier doivent être réglées avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un salon du livre jeunesse ?: Prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la coordination des stands et 1 par activité destinée aux enfants pendant chaque créneau. Ajoute une personne volante pour les pauses et les imprévus.
Quand envoyer les règles de vente aux vendeurs ?: Envoie-les dès que la liste des vendeurs est presque finalisée, puis au plus tard 7 jours avant le salon. Rappelle les horaires d’arrivée, l’emplacement, les prix et les consignes de rangement.
Quand préparer les livres et les étiquettes de prix ?: Récupère et vérifie les livres 2 à 3 jours avant l’événement. Classe-les par âge et par genre, puis pose les étiquettes de prix avant l’installation des tables et des caisses à livres.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.