Checklist para organizar una feria de libros infantiles

Una feria de libros infantiles necesita más que mesas y cajas: hay que cerrar vendedores, ordenar los libros y preparar actividades para distintas edades. Empieza confirmando el lugar, la fecha, los permisos y las normas de venta. Después organiza las inscripciones, el plano de los puestos, los voluntarios y los aseos. Durante la última semana, revisa el estado de los libros, clasifícalos por edad y género y deja listas las etiquetas, la lectura en voz alta y el material de cada puesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar las normas del mercado
2 personas
Hacer formulario para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el mercado en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mesas para los vendedores
Reservar los aseos
Coordinar la recogida de residuos
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
Cerrar la lista de vendedores
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Enviar las reglas de venta a los vendedores
Planificar actividades infantiles
2 personas
Montar el rincón de lectura en voz alta
2 personas
Definir categorías de libros
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Recoger libros y materiales
3 personas
Comprobar si los libros están dañados
3 personas
Clasificar libros por edad
4 personas
Clasificar los libros por género
4 personas
Premiar libros
4 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Probar la caja de efectivo y los medios de pago
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar los puestos y los recorridos
2 personas
Probar la iluminación y la energía
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el rincón de lectura
2 personas
Montar la mesa de manualidades
2 personas
Disponer los libros por puesto
5 personas
Colocar etiquetas de precio
4 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender la caja
2 personas
Guiar la sesión de lectura
2 personas
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
Reponer las mesas de libros
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas

Seguimiento

Empacar libros en cajas
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Clasificar los libros restantes
3 personas
Devolver los libros
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Pedir a los vendedores que recojan sus cosas
2 personas
Donar los libros no vendidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillascant. 50
Sillas para niñoscant. 10
Estanteríascant. 8
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 10
Cajas de almacenamientocant. 30
Cajas para libroscant. 40
Carpas de fiestacant. 4

Equipo

Caja registradoracant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Neveras portátilescant. 4
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cucharonescant. 6
Azucareroscant. 3
Jarras de lechecant. 3

Decoración

Banderines de librocant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 20
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Carteles de edadcant. 6
Soportes para etiquetas de precioscant. 40
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchilloscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Pinzascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Bandejas para servircant. 6

Material deportivo

Lápices de colorescant. 100
Tizas Wascocant. 80
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Papel para dibujarcant. 500
Tapetes de manualidadescant. 10
Libros de lecturacant. 30
Pufscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 3
Cestos para la ropacant. 4

Compras

Compras

Consejos

Cierra la lista de vendedores con varios días de margen y envía las reglas de venta antes del montaje. Así cada participante sabe qué mesa tendrá, qué puede vender y cómo debe preparar sus libros.
Clasifica los libros por edad y género antes del día de la feria. Las etiquetas de precios y los carteles se colocan mucho más rápido cuando las cajas ya están ordenadas.
Reserva mesas, sillas, estanterías y cajas suficientes para cada vendedor, y prepara algunas sillas infantiles para el rincón de lectura. Comprueba también si las carpas son necesarias según el espacio y el tiempo previsto.
Asigna los voluntarios por turnos y por zonas: entrada, puestos, lectura, cobro y residuos. No dejes la distribución para el mismo día; envíala junto con el plano del mercado.
Prueba con antelación la caja registradora, los datáfonos, los cables alargadores, las regletas, los altavoces y el micrófono. Lleva baterías de repuesto y deja una zona concreta para guardar neveras portátiles, termos y materiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de libros infantiles?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar el lugar, la fecha, los permisos y los vendedores. Reserva durante las primeras 2 semanas las mesas, los aseos y el material que no puedas conseguir fácilmente.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes de la feria. Después crea el plano, asigna las mesas y envía a cada vendedor las reglas de venta y la información de montaje.
¿Cómo se organizan los libros en una feria infantil?: Clasifícalos primero por franjas de edad y después por género, por ejemplo cuentos, álbumes ilustrados, cómics o libros educativos. Hazlo como mínimo 1 o 2 días antes y coloca las etiquetas de precios después de revisar si hay ejemplares dañados.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de libros infantiles?: Calcula al menos 1 voluntario por cada zona activa: entrada, puestos, actividades, cobro y residuos. Para una feria pequeña, organiza 5 funciones y cubre cada una con turnos para que nadie trabaje durante toda la jornada.

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