Checklist pour organiser un salon du barbecue
Un salon du barbecue demande plus qu’une série de grills et de tables. Il faut coordonner le lieu, les exposants, les inscriptions, les besoins alimentaires et l’installation technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis les autorisations jusqu’à la signalétique. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard : alimentation électrique, boissons froides, badges et matériel de cuisson.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Créer le plan
Informer les exposants
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les légumes et les salades
3 personnes
Préparer les sauces et marinades
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les barbecues
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Aménager les buffets
3 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Préparer les démonstrations
6 personnes
Tenir l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Préparer les dégustations
6 personnes
Servir les dégustations
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les buffets
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier la sécurité des barbecues
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Éteindre les barbecues
4 personnes
Démonter le matériel
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 18
- Tables de bièreqté 8
- Chaisesqté 120
- Tabourets de barqté 12
- Nappesqté 18
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Barbecues au charbon de boisqté 6
- Barbecues à gazqté 2
- Glacièresqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Thermomètres de cuissonqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Lampes de travailqté 6
Cuisine
- Sets d’outils pour barbecueqté 8
- Planches à découperqté 8
- Couteaux de chefqté 8
- Saladiersqté 10
- Plateaux de serviceqté 16
- Pinces de serviceqté 12
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 180
- Bols réutilisablesqté 120
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Couvertsqté 180
- Tasses à caféqté 80
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Panneaux de standqté 12
- Badges nominatifsqté 80
- Marqueursqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Seauxqté 6
- Balaisqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balayette et pelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et vérifiez les autorisations plusieurs semaines avant l’événement. Contrôlez aussi la capacité électrique disponible avant de confirmer les équipements des exposants.
- Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez-les aux personnes qui préparent les légumes, salades, sauces et marinades. Une relance 7 jours avant limite les changements de dernière minute.
- Préparez le plan des emplacements avant l’arrivée des exposants et indiquez clairement les points d’alimentation. Prévoyez les rallonges, multiprises et lampes de travail avant le montage.
- Refroidissez les boissons au moins 12 heures à l’avance et répartissez-les dans plusieurs glacières. Pour la cuisson, rassemblez les thermomètres, pinces, planches et ustensiles dans des bacs distincts afin de les retrouver rapidement.
- Montez les tentes, tables, chaises et barbecues avant l’ouverture, puis installez les buffets et la vaisselle. Les badges nominatifs, panneaux de stand et poteaux de balisage doivent être prêts avant l’accueil des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du barbecue ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, inviter les exposants et gérer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les besoins alimentaires, le plan final et les confirmations.
- Quand faut-il inviter les exposants à un salon du barbecue ?
- Contactez-les idéalement 6 semaines avant la date prévue. Demandez dès leur réponse leur besoin en emplacement, en électricité et en matériel afin de finaliser le plan au moins 10 jours avant l’événement.
- Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et les aliments ?
- Achetez les boissons 2 à 3 jours avant et mettez-les au frais au moins 12 heures avant l’ouverture. Préparez les légumes, salades, sauces et marinades le jour même ou la veille selon leur conservation.
- Quand installer les barbecues et les tentes ?
- Commencez le montage 3 à 4 heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tentes et les tables, puis les barbecues, l’électricité, les buffets et la signalétique pour garder des passages dégagés.
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