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Barbecue-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Barbecue-Messe braucht mehr als Grills und gutes Wetter. Du musst Standbetreiber koordinieren, Strom und Standplätze planen, Anmeldungen bearbeiten und den Besucherstrom vorbereiten. Beginne mehrere Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Einladungen. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein klarer Lageplan, gekühlte Getränke, sichere Anschlüsse und fertig eingerichtete Buffets.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen beantragen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Standbetreiber informieren

  • Besucherregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Soßen und Marinaden zubereiten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • BBQs aufstellen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Buffets einrichten

    3 Personen

  • Stehtische einrichten

    4 Personen

  • Teller und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Vorführungen vorbereiten

    6 Personen

  • Besucherregistrierung besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Verkostungen vorbereiten

    6 Personen

  • Verkostungen servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffets auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • BBQs sicher prüfen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • BBQs löschen

    4 Personen

  • Materialien abbauen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 18
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 18
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • HolzkohlegrillsAnz. 6
  • GasgrillsAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KüchenthermometerAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • ArbeitslichterAnz. 6

Küche

  • BBQ-WerkzeugsetsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • StandbeschilderungAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 80
  • StifteAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 6
  • BesenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Location und Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei besonders, ob mehrere Grills, Zelte und zusätzliche Stromanschlüsse erlaubt sind.
  • Fordere von Standbetreibern spätestens 2 Wochen vorher Angaben zu Platzbedarf, Stromverbrauch und Ernährungsangeboten an. Teile die Standplätze danach in einem Lageplan ein und verschicke ihn vor dem Aufbau.
  • Plane die Stromversorgung nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere jeden Anschluss vor dem Aufbau und lege Verlängerungskabel, Arbeitslichter und eine klare Kabelführung bereit.
  • Bereite Gemüse, Salate, Soßen und Marinaden am Vortag vor. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Einlass in Kühlboxen stehen, damit sie zum Start wirklich kalt sind.
  • Rechne beim Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Grills, Buffets und Beschilderung. Stelle Teller, Besteck, Becher und Servierzangen an jedem Ausgabepunkt bereit, nicht nur an einem zentralen Tisch.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Barbecue-Messe organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und der Einladung der Standbetreiber. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Standplätze und Strombedarf feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Barbecue-Messe?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Mobiliar, Grills, Strom, Buffets und Beschilderung ein. Bei mehreren Standbetreibern oder einer großen Fläche solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten als Puffer einrechnen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Barbecue-Messe?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für jede weitere Stunde etwa 1 Getränk pro Person ein. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich rund 20 Prozent Reserve einkaufen.
Wann sollte man Salate, Soßen und Marinaden vorbereiten?
Bereite Salate, Soßen und Marinaden möglichst am Vortag vor und lagere sie gekühlt. Am Veranstaltungstag sollten die Buffets etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass eingerichtet werden.

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