Checklist pour organiser un salon des sports nautiques

Un salon des sports nautiques demande une préparation précise : les exposants, les visiteurs, les stands et le matériel doivent avancer au même rythme. Cette checklist vous aide à organiser les tâches dans l’ordre, de la confirmation des horaires jusqu’à l’installation sur place. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les badges, le stationnement, les rallonges et le refroidissement des boissons. Le plan comprend 73 tâches et 66 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires du salon
Établir la liste des participants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Envoyer l’organisation des exposants
Réserver le catering
Publier les informations de stationnement
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan du salon
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Dégager le sol et les passages
3 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les présentoirs
3 personnes
Installer les panneaux de stand
2 personnes
Accrocher les plans du salon
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer l’enregistrement des essais en mer
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Vérifier les prises électriques et les câbles
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Décharger le matériel du stand
4 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Inscrire aux essais en mer
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Prendre des photos du salon
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Stocker les restes de catering en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Envoyer un mot de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 20
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 24
Supports de présentationqté 12
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Lampes rechargeablesqté 12
Microphone à main
Enceinte Bluetoothqté 2

Matériel de sport

Gilets de sauvetageqté 20
Pagaiesqté 8
Planches de paddleqté 4
Kayaksqté 4
Canoësqté 2
Pompes de gonflageqté 4
Aussièresqté 12
Bouéesqté 10
Lignes de lancerqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de sports nautiquesqté 12
Nappes bleuesqté 20
Panneaux de standqté 24
Plans du salonqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Affiches du programmeqté 12
Affiches d'informationqté 12
Cadres de bannièreqté 8
Bannièresqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24

Catering

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 200
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Serviettes en papierqté 300
Tampons d’accèsqté 2
Formulaires visiteursqté 250
Formulaires d'essai en merqté 100
Presse-papiersqté 12
Essai de braceletsqté 100
Courses

Conseils

Confirmez la date, les horaires et les besoins des exposants plusieurs semaines à l’avance. Demandez notamment leurs contraintes alimentaires et vérifiez leurs informations avant d’imprimer les badges et le plan du salon.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et préparez les badges nominatifs avant le jour d’ouverture. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Dessinez le plan des stands avant de déplacer le mobilier. Marquez les emplacements au sol et laissez des passages dégagés entre les tables, les tentes, le bureau d’information et les espaces de présentation.
Testez l’équipement électrique avant l’arrivée du public : machines à café, bouilloires, éclairage, microphone et enceinte. Prévoyez des rallonges et multiprises adaptées, puis chargez les lampes rechargeables la veille.
Acheminiez le matériel nautique et de présentation dans un ordre pratique : d’abord les tentes et le mobilier, ensuite les panneaux et supports, puis les kayaks, canoës, planches, pagaies et gilets de sauvetage. Refroidissez les boissons avant l’installation finale pour éviter de surcharger les glacières au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des sports nautiques ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Confirmez d’abord la date et les horaires, puis invitez les exposants, ouvrez les inscriptions et réservez la restauration.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon nautique ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour vérifier le lieu, dégager les passages, marquer les emplacements, monter les tentes et installer les tables et les chaises. Ajoutez 1 à 2 heures pour les tests électriques et audio.
Quand imprimer les badges des exposants et des visiteurs ?: Vérifiez les informations et imprimez les badges 2 à 3 jours avant l’ouverture. Gardez des exemplaires vierges ou une solution de réimpression pour les inscriptions tardives et les erreurs de nom.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un salon des sports nautiques ?: Pour une présence de 3 à 4 heures, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, en adaptant selon la météo et la restauration. Refroidissez-les la veille et répartissez-les dans plusieurs glacières pour faciliter le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.