Wassersportmesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Wassersportmesse braucht mehr Vorbereitung als eine normale Ausstellung: Neben Ausstellern, Besuchern und Ständen müssen auch Sportmaterial, Strom, Verpflegung und sichere Wege zusammenpassen. Beginne mit Termin, Teilnehmern und Standaufteilung und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Beschilderung und Aufbau vor. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Messetag ein. Besonders oft fehlen gekühlte Getränke, Namensschilder, Verlängerungskabel oder ein klarer Messeplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -zeiten bestätigen
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Standbetreiber-Einteilung verschicken
Catering reservieren
Parkinformationen veröffentlichen
Programm erstellen
2 Personen
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
Namensschilder gestalten
Namensschilder drucken
2 Personen
Messeplan drucken
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
Präsentationsmaterial sammeln
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Boden und Durchgänge freiräumen
3 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Präsentationsständer aufstellen
3 Personen
Stand-Schilder aufstellen
2 Personen
Messepläne aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Probefahrtenregistrierung bereitstellen
2 Personen
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabel kontrollieren
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien ausladen
4 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Probefahrten anmelden
2 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
Laufwege freihalten
2 Personen
Fotos von der Messe machen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller verabschieden
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Cateringreste sicher verstauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Werbematerial sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden
Dankeschön an die Standbetreiber verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 20
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
StandwändeAnz. 24
PräsentationsregaleAnz. 12
Informationsstand
KleiderständerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermokannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
Handmikrofon
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Sportmaterial

SchwimmwestenAnz. 20
PaddelAnz. 8
PaddleboardsAnz. 4
KajaksAnz. 4
KanusAnz. 2
AufblaspumpenAnz. 4
FestmacherleinenAnz. 12
SchwimmbojenAnz. 10
WurfleinenAnz. 6
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WassersportflaggenAnz. 12
Blaue TischdeckenAnz. 20
StandbeschilderungAnz. 24
MessepläneAnz. 8
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 12
InformationsposterAnz. 12
BannerrahmenAnz. 8
BannerAnz. 8

Küche

ServiertablettsAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchälchenAnz. 20
ZangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Catering

NamensschilderAnz. 150
ArmbänderAnz. 200
NotizblöckeAnz. 100
KugelschreiberAnz. 100
PapierserviettenAnz. 300
EinlassstempelAnz. 2
BesucherformulareAnz. 250
ProbefahrtformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
Testfahrt für ArmbänderAnz. 100
Einkäufe

Tipps

Bestätige Messetermin und -zeiten frühzeitig und verschicke die Standaufteilung erst, wenn Ausstellerdaten und benötigte Präsentationsflächen geprüft sind. So vermeidest du kurzfristige Änderungen an Standwänden, Regalen und Tischen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe. Diese Frist lässt dem Catering Zeit, Mengen und passende Optionen zu planen.
Bereite Besucherregistrierung, Namensschilder und Messeplan mindestens 2 bis 3 Tage vorher vor. Drucke einige zusätzliche Namensschilder ein, weil erfahrungsgemäß Nachmeldungen oder Schreibfehler auftreten.
Prüfe am Vortag Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und wiederaufladbare Lampen. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kühlboxen sowie Thermokannen dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Räume Boden und Durchgänge vor dem Aufbau vollständig frei und markiere die Standplätze, bevor Tische, Stühle, Partyzelte und Sportmaterial eintreffen. Lass rund um Kajaks, Kanus, Paddleboards und Paddel genug Bewegungsfläche für Besucher und Aussteller.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wassersportmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In dieser Zeit kannst du Standbetreiber einladen, Anmeldungen bearbeiten, Catering reservieren und die Standaufteilung ohne Zeitdruck abstimmen.
Wann sollten die Einladungen zur Wassersportmesse verschickt werden?: Verschicke Besuchereinladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und erinnere angemeldete Gäste 7 bis 10 Tage vor der Messe. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu erfassen.
Was muss am Tag vor der Wassersportmesse erledigt werden?: Am Vortag solltest du den Veranstaltungsort prüfen, Durchgänge freiräumen, Standplätze markieren und empfindliche Materialien zusammenstellen. Kontrolliere außerdem Stromversorgung, Beschilderung, gekühlte Getränke und die Besucherregistrierung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wassersportmesse?: Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein, bei mehreren Partyzelten und vielen Ständen eher einen halben Tag. Tische, Stühle, Standwände und Präsentationsregale sollten vor dem Eintreffen der Aussteller stehen.

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