Checklist para organizar una feria de deportes acuáticos

Una feria de deportes acuáticos necesita más que invitar a expositores y colocar unas mesas. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la confirmación de horarios hasta el montaje de carpas, puestos y material deportivo. Incluye el registro de visitantes, las acreditaciones, el plano de la feria y la coordinación del catering. También contempla detalles que suelen retrasarse, como enfriar las bebidas, revisar los datos de los expositores y despejar los pasillos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios de la feria
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Enviar la distribución de los expositores
Reservar el catering
Publicar información de estacionamiento
Elaborar el programa
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Diseñar acreditaciones
Imprimir credenciales
2 personas
Imprimir el plano de la feria
Comprobar los datos de los expositores
2 personas
Reunir material de presentación
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Despejar el suelo y los pasillos
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar los expositores de presentación
3 personas
Colocar carteles de stand
2 personas
Colgar los planos de la feria
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el registro de pruebas en el agua
2 personas
Comprobar material de seguridad
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad y los cables
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Descargar los materiales del stand
4 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Inscribir las pruebas de navegación
2 personas
Dar instrucciones de seguridad
2 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Tomar fotos de la feria
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar de forma segura los restos del catering
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger material promocional
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Llevar los materiales al almacén
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes
Enviar agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 20
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 24
Expositores de presentacióncant. 12
Punto de información
Percheroscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Jarras térmicascant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Lámparas recargablescant. 12
Micrófono de mano
Altavoz Bluetoothcant. 2

Material deportivo

Chalecos salvavidascant. 20
Remeroscant. 8
Tablas de paddle surfcant. 4
Kayakscant. 4
Canoascant. 2
Bombas de infladocant. 4
Cabos de amarrecant. 12
Boyascant. 10
Cuerdas de lanzamientocant. 6
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de deportes acuáticoscant. 12
Manteles azulescant. 20
Carteles de standcant. 24
Planos de la feriacant. 8
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Pósteres del programacant. 12
Carteles informativoscant. 12
Marcos para bannerscant. 8
Bannerscant. 8

Cocina

Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 200
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Servilletas de papelcant. 300
Sellos de accesocant. 2
Formularios de visitantescant. 250
Formularios de prueba de navegacióncant. 100
Portapapelescant. 12
Prueba de las pulserascant. 100
Compras

Consejos

Cierra la fecha, los horarios y el programa antes de enviar las invitaciones. Así los expositores pueden confirmar su participación y los visitantes reciben información completa desde el principio.
Prepara el plano de puestos con varios días de margen y envíalo a los expositores antes de la feria. Reserva espacio suficiente para pasillos, el punto de información y las zonas de demostración.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final de asistentes al catering con antelación. Calcula también tiempo para enfriar las bebidas y preparar tazas, vasos y vajilla.
Imprime las acreditaciones, el plano y el registro de visitantes antes del día del evento. Lleva copias adicionales, porque los cambios de última hora en los datos de los expositores son habituales.
Haz una revisión del lugar antes de montar: despeja el suelo y los pasillos, marca las ubicaciones de los stands y comprueba cables, regletas, iluminación y equipos de sonido antes de instalar las carpas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de deportes acuáticos?: Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva las carpas, mesas, sillas y equipos en las primeras 2 semanas, y deja los últimos 7 días para confirmar participantes, expositores, catering y materiales.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de visitantes?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la feria para preparar el registro y comunicar el número final al catering. Mantén una lista separada para las inscripciones recibidas el mismo día.
¿Qué hay que revisar el día antes de la feria?: Comprueba el plano de puestos, los datos de los expositores, las acreditaciones, el material de presentación y las bebidas. Deja preparados también el registro, el programa y al menos 30 minutos para verificar el lugar antes del montaje.
¿Cuándo se montan las carpas y los stands?: Haz el montaje el mismo día con al menos 2 horas de margen antes de la llegada de visitantes. Primero despeja y marca el espacio, después coloca mesas y sillas, y finalmente instala las paredes, expositores, equipos y señalización.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.