Organiser un salon des seniors sans rien oublier

Un salon des seniors demande une préparation suivie, car les exposants, les visiteurs et les intervenants ont des besoins différents. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis avance vers les inscriptions, le plan des stands et le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les informations, commander la restauration et préparer l’accueil. Cette checklist réunit les étapes et le matériel à vérifier avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du salon
Fixer la date du salon
2 personnes
Recruter des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les informations des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Commander le catering
Réserver le matériel de location
Créer les informations de stationnement
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Envoyer les consignes aux exposants
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Accrocher les affiches du parcours et du programme
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Expliquer le programme
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les intervenants
2 personnes
Annoncer les présentations
Gérer les micros
Vérifier la zone de repos
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes
Démonter les stands des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler le matériel des exposants
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Gobelets en papierqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Téléphone mobileqté 2

Décoration

Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Plantesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 30
Badges nominatifsqté 200
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Caisses réfrigéréesqté 4
Gants de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu au moins 3 à 6 mois avant le salon et vérifie dès le départ l’accès aux fauteuils roulants, les sanitaires, le stationnement et les possibilités d’installation des tables.
Demande aux exposants leurs informations et leurs besoins 4 à 6 semaines avant l’événement. Tu pourras ainsi finaliser le plan des stands, les badges et les consignes sans corrections de dernière minute.
Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant le salon, puis imprime les listes de visiteurs et prépare les badges nominatifs la veille. Garde une liste vierge pour les inscriptions sur place.
Prévois une table d’inscription clairement visible, un panneau d’accueil et des panneaux de direction à chaque changement de zone. Pour les présentations, teste les microphones sans fil, les enceintes, l’ordinateur et l’écran avant l’arrivée du public.
Commande le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et vérifie les quantités 48 heures avant. Refroidis les boissons la veille et rassemble tasses, verres, assiettes et couverts dans des bacs séparés pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des seniors ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et confirmer le programme au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon des seniors ?: Envoie les premières invitations 8 à 12 semaines avant le salon. Fixe une date limite de réponse à environ 4 semaines, puis transmets les consignes et le plan des stands 7 à 10 jours avant.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Compte ce temps pour installer les tables accessibles, les chaises, l’accueil, la signalétique, le matériel audiovisuel et le buffet.
Quand commander le catering pour un salon des seniors ?: Passe la commande environ 10 à 14 jours avant, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirme les effectifs et les quantités 48 heures avant, puis mets les boissons au frais la veille.

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