Seniorenmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Standort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Rollstuhlzugänge, Toiletten, Parkmöglichkeiten und die Wege zwischen Registrierung, Ständen und Vortragsbereich.
• Sammle Ausstellerdaten und Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vor der Messe. So kannst du Standaufteilung, Namensschilder, Ausstelleranweisungen und das Catering auf die tatsächliche Teilnehmerzahl abstimmen.
• Plane Sitzgelegenheiten nicht nur an den Ständen ein: Für ältere Besucher sind zusätzliche Stühle und rollstuhlgerechte Tische wichtig. Stelle Registrierungstisch, Willkommensschild und Routenschilder so auf, dass sie vom Eingang aus sofort erkennbar sind.
• Teste Laptop, Präsentationsbildschirm, mobile Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 3 Tage vorher gemeinsam. Prüfe außerdem jedes Verlängerungskabel und halte ein Mobiltelefon für kurzfristige Absprachen mit Ausstellern bereit.
• Bereite Getränke, Tassen, Gläser und Serviergeschirr am Vortag vor und kühle die Getränke erst kurz vor dem Einlass. Häufig vergessen werden ausreichend Löffel, Servierzangen, Kühlboxen und eine klare Zuständigkeit für das Nachfüllen während der Messe.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Seniorenmesse organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Standort, Termin, Ausstellerwerbung und Referenten brauchen meist die längste Vorlaufzeit; Catering und Leihmaterialien sollten spätestens 2 Wochen vorher feststehen.

Wie viele Sitzplätze braucht eine Seniorenmesse?

Plane zusätzlich zu den Sitzplätzen an den Ständen mindestens 1 Sitzplatz pro 4 bis 5 erwartete Besucher ein. Für Besucher mit Rollstuhl sollten ausreichend unterfahrbare Tische und breite Wege vorgesehen werden, statt nur normale Stühle aufzustellen.

Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe und setze eine verbindliche Frist, zum Beispiel 2 Wochen vor dem Termin. Danach lassen sich Standaufteilung, Ausstelleranweisungen und Namensschilder zuverlässig erstellen.

Was muss am Tag vor der Seniorenmesse vorbereitet werden?

Bereite Materialien, Namensschilder, Besucherlisten, Routenschilder und die Standaufteilung am Vortag vor. Stelle außerdem Mobiliar und Tischdecken bereit, prüfe die Technik und kühle Getränke so, dass zum Einlass alles ohne Verzögerung einsatzbereit ist.

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