Organiser un salon des reptiles : la checklist complète

Un salon des reptiles demande plus qu’une salle et des tables. Il faut coordonner les exposants, vérifier les autorisations, encadrer la vente d’animaux et préparer des conditions adaptées à chaque espèce. Cette checklist de 81 tâches et 67 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au briefing du jour J. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : paiements, déchets, hygiène, câblage et accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Vérifier les autorisations et les déclarations
Organiser l’assurance de l’événement
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Tenir à jour la liste des exposants
Créer le plan de table pour les exposants
2 personnes
Demander la liste des animaux aux exposants
Partager les exigences de bien-être animal
Partager les règles de vente pour les exposants
Confirmer les inscriptions pour les emplacements
2 personnes
Réserver le catering pour le personnel
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les sanitaires
Organiser la collecte des déchets
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
Fixer les tarifs d'entrée
Compter les bracelets et les billets
Concevoir la signalétique
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer le briefing des exposants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts d'urgence
Définir l'itinéraire de chargement et de déchargement
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les tickets et le tiroir-caisse
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier la salle et le hall d’entrée
2 personnes
Encadrer le chargement et le déchargement
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les files d’attente
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Vérifier les tables des exposants
2 personnes
Installer les thermomètres
2 personnes
Mettre en place une zone de sécurité pour les animaux
3 personnes
Vérifier les points sanitaires
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Contrôler les animaux et les enclos
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler les billets d’entrée
2 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Surveiller le bien-être animal autour des stands
3 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
Organiser les pauses du personnel
Assurer le message de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Faire partir les animaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rendre la salle impeccable
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les factures et les reçus de caisse
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 40
Chaisesqté 80
Bureau d’accueil
Bureau d’information
Portant à vêtements
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Tablette de caisseqté 2
Terminal de paiementqté 2
Tiroir-caisseqté 2
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 4
Microphone à main
Enceintes sans filqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Imprimante d'étiquettes

Soins aux animaux

Thermomètres numériquesqté 12
Hygromètresqté 12
Points de désinfection des mainsqté 8
Gants jetablesqté 4
Bacs de transportqté 6
Attaches inviolablesqté 100
Toiles de protectionqté 12
Bacs à eauqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Plateauxqté 6

Décoration

Panneaux pour exposantsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 40
Pots à stylosqté 6
Panneaux d’affichageqté 4
Bandes adhésivesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4
Gants en nitrileqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, la date et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les déclarations, l’assurance, les sanitaires et les règles applicables à la vente d’animaux.
Demandez à chaque exposant la liste des animaux présentés avant de finaliser les emplacements. Vous pourrez ainsi vérifier les besoins de bien-être et adapter le plan des tables plutôt que de déplacer les installations le jour même.
Préparez un briefing écrit au moins 7 jours avant l’ouverture. Indiquez les horaires d’installation, les règles de vente, les consignes de bien-être animal, les accès et la procédure en cas de problème.
Pour l’accueil, séparez clairement la caisse et le bureau d’information. Testez la tablette de caisse, le terminal de paiement et le tiroir-caisse la veille, puis comptez les bracelets et les billets avant l’ouverture.
Faites un contrôle technique avant l’arrivée du public : comptez les rallonges et multiprises, sécurisez les câbles avec des goulottes, installez les points de désinfection et placez les thermomètres et hygromètres près des espaces concernés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des reptiles ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, vérifier les autorisations, recruter les exposants, promouvoir l’événement et confirmer les besoins liés aux animaux.
Quand faut-il demander la liste des animaux aux exposants ?: Demandez-la dès l’inscription, puis faites une relance 3 à 4 semaines avant le salon. Fixez une date limite au plus tard 14 jours avant l’événement pour vérifier les exigences de bien-être et le plan des emplacements.
Que faut-il prévoir pour le paiement à l’entrée ?: Préparez au minimum une tablette de caisse, un terminal de paiement, un tiroir-caisse et les billets ou bracelets nécessaires. Faites un test complet la veille et comptez le stock une deuxième fois 30 minutes avant l’ouverture.
Quand envoyer le briefing aux exposants ?: Envoyez-le 7 à 10 jours avant le salon, après confirmation des inscriptions et des emplacements. Rappelez les horaires d’installation, les règles de vente, les consignes de bien-être animal et le point de contact sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.