Checklist para organizar una feria de reptiles

Organizar una feria de reptiles exige coordinar al mismo tiempo a los expositores, los visitantes y el cuidado de los animales. Empieza por reservar la sede, confirmar fecha y horario, y comprobar permisos, notificaciones y seguro. Después organiza las inscripciones, la distribución de mesas, la comunicación de las normas y la promoción. En los últimos días, revisa entradas, señalización, equipos, higiene, catering del personal y gestión de residuos para que el montaje no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede y la sala
Confirmar la fecha y el horario
Comprobar permisos y notificaciones
Gestionar el seguro del evento
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Procesar las inscripciones de expositores
2 personas
Llevar la lista de expositores
Preparar la distribución de mesas para los expositores
2 personas
Solicitar la lista de animales de los expositores
Compartir los requisitos de bienestar animal
Compartir las normas de venta para expositores
Confirmar inscripciones para puestos
2 personas
Reservar catering para el personal
Recoger preferencias dietéticas
Reservar instalaciones de aseo
Coordinar la recogida de residuos
Preparar opciones de pago
2 personas
Fijar los precios de entrada
Contar pulseras y entradas
Diseñar la señalización
Preparar los carteles informativos
2 personas
Preparar la sesión informativa para expositores
Programar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos de emergencia
Definir la ruta para carga y descarga
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Dejar listos tickets y caja
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar la sala y la zona de entrada
2 personas
Coordinar la carga y descarga
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y filas de espera
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Comprobar las mesas de los expositores
2 personas
Colocar termómetros
2 personas
Montar la zona de seguridad para animales
3 personas
Comprobar los puntos sanitarios
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Comprobar animales y recintos
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar los billetes de acceso
2 personas
Dar información a los visitantes
2 personas
Vigilar el bienestar animal en los puestos
3 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer suministros sanitarios
Organizar descansos para el personal
Realizar el anuncio de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Hacer que los animales salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Dejar la sala barrida y limpia
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar las facturas y los recibos de caja
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 40
Sillascant. 80
Mostrador de entrada
Punto de información
Perchero
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Tablet de cajacant. 2
Máquina de selladocant. 2
Cajón de la caja registradoracant. 2
Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Micrófono de mano
Altavoces inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Impresora de etiquetas

Cuidado de animales

Termómetros digitalescant. 12
Higrómetroscant. 12
Puntos de desinfección de manoscant. 8
Guantes desechablescant. 4
Cajas de transportecant. 6
Escapes-proof clipscant. 100
Telas de proteccióncant. 12
Bandejas de aguacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 6
Jarracant. 4
Termoscant. 4
Bandejascant. 6

Decoración

Carteles para expositorescant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 10
Paneles informativoscant. 8
Mantelescant. 40
Portalápicescant. 6
Tableros de corchocant. 4
Tiras adhesivascant. 8

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 8
Linternascant. 4
Guantes de nitrilocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita con antelación la lista de animales de cada expositor y revisa que conozca los requisitos de bienestar y las normas de venta. Haz una última comprobación al menos 7 días antes del evento.
Dibuja la distribución de las mesas antes del montaje y deja pasillos claramente señalizados. Reserva espacio para la entrada, el punto de información, las colas y cualquier zona separada con postes o cinta de balizamiento.
Calcula las entradas y pulseras por separado y prepara una caja de reserva para cambios o incidencias. Prueba la tablet de caja, la máquina de sellado y las opciones de pago como mínimo 24 horas antes.
No dejes para el día del evento los materiales de cuidado animal: comprueba termómetros, higrómetros, bandejas de agua, cajas de transporte, guantes y puntos de desinfección. Colócalos en lugares accesibles, no dentro de cajas sin identificar.
Haz una sesión informativa breve para expositores antes de abrir las puertas, con horarios, normas de venta, ubicación de mesas y procedimiento ante una incidencia. Confirma también el catering del personal, los aseos y la recogida de residuos con al menos 48 horas de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de reptiles?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la sede, tramitar permisos, contratar el seguro e invitar a los expositores. Cierra la distribución, la señalización y los materiales al menos 7 días antes.
¿Qué hay que pedir a los expositores de una feria de reptiles?: Pide los datos de contacto, la lista de animales, las necesidades de mesa y la confirmación de inscripción. Envía los requisitos de bienestar animal y las normas de venta antes de aceptar definitivamente cada puesto, idealmente 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que preparar las entradas y pulseras?: Fija los precios y calcula las cantidades entre 7 y 14 días antes. Cuenta entradas y pulseras de nuevo el día anterior, y deja preparado el sistema de cobro con al menos 24 horas de antelación.
¿Qué equipos hacen falta para el montaje de una feria de reptiles?: Además de mesas, sillas y mostradores, revisa el sonido, la caja, los cables y las regletas. Para los animales, prepara termómetros digitales, higrómetros, puntos de desinfección, guantes, cajas de transporte, clips de seguridad, telas de protección y bandejas de agua.

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