Reptilienbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Reptilienbörse braucht mehr Vorbereitung als die reine Buchung einer Halle. Du koordinierst Aussteller, Tierlisten, Verkaufsregeln und Anforderungen an die Haltung, bevor die Werbung startet. Gleichzeitig müssen Eintritt, Kasse, Beschilderung, Stromversorgung und die Versorgung des Teams funktionieren. Arbeite die Checkliste von der Termin- und Ortsplanung bis zum Ausstellerbriefing durch, damit am Veranstaltungstag weder wichtige Unterlagen noch geeignete Bedingungen für die Tiere fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsort und Saal reservieren
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherung für die Veranstaltung regeln
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Plakate verteilen
2 Personen
Anmeldungen der Aussteller bearbeiten
2 Personen
Ausstellerliste pflegen
Tischaufstellung für Aussteller erstellen
2 Personen
Tierliste der Aussteller anfordern
Tierschutzanforderungen teilen
Verkaufsregeln für Aussteller teilen
Anmeldungen für Standplätze bestätigen
2 Personen
Catering für Mitarbeiter reservieren
Ernährungswünsche erfassen
Toiletteneinrichtungen reservieren
Müllabholung vereinbaren
Zahlungsmöglichkeiten vorbereiten
2 Personen
Eintrittspreise festlegen
Armbänder und Tickets zählen
Beschilderung entwerfen
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
Ausstellerbriefing erstellen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Notfallkontaktliste erstellen
Route für Be- und Entladen festlegen
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Tickets und Kassenlade bereitlegen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Saal und Eingangsbereich kontrollieren
2 Personen
Be- und Entladen begleiten
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle und Warteschlangen aufstellen
3 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Messetische kontrollieren
2 Personen
Temperaturmesser anbringen
2 Personen
Tier-Sicherheitszone einrichten
3 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Tiere und Gehege kontrollieren
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Tierschutz an den Ständen überwachen
3 Personen
Besucherströme lenken
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Sanitärvorrat auffüllen
Pausen für Mitarbeitende organisieren
Abschlussdurchsage übernehmen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Tiere sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Standmaterial sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Den Saal besenrein übergeben
3 Personen
Sanitärräume reinigen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Rechnungen und Kassenbelege archivieren
Dankesnachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 40
StühleAnz. 80
Eingangsbereich
Informationsstand
Kleiderständer
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

Kassen-TabletAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
KassenschaleAnz. 2
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Handmikrofon
Kabellose LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
Etikettendrucker

Tierpflege

Digitale ThermometerAnz. 12
HygrometerAnz. 12
HanddesinfektionsstationenAnz. 8
EinweghandschuheAnz. 4
TransportkistenAnz. 6
Ausbruchssichere ClipsAnz. 100
AbschirmtücherAnz. 12
WasserbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
TablettsAnz. 6

Dekoration

AusstellerschildchenAnz. 40
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
InfotafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 40
StiftehalterAnz. 6
PinnwändeAnz. 4
KlebestreifenAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
NitrilhandschuheAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ZangenAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

Staubsauger
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Fordere die Tierlisten der Aussteller frühzeitig an und prüfe sie vor dem Druck der Tischaufstellung. Teile Tierschutzanforderungen und Verkaufsregeln spätestens mit der Standplatzbestätigung aus.
Plane die Besucherführung getrennt von den Verkaufsständen: Eingangsbereich, Informationsstand und Absperrungen sollten vor dem Aufbau feststehen. Beschilderung und Informationsschilder müssen spätestens am Vortag einsatzbereit sein.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung nicht erst nach der Ausstellerwerbung. Setze dafür eine feste Frist mehrere Wochen vor der Börse und bewahre Bestätigungen gesammelt auf.
Zähle Armbänder und Tickets passend zur erwarteten Besucherzahl und teste Kassen-Tablet sowie Kartenterminal vor dem Einlass. Lege zusätzlich eine Kassenschale und eine Ausweichlösung für einen Zahlungsausfall bereit.
Prüfe für jeden Stand die praktische Versorgung: Stromkabel müssen gesichert werden, Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollten mit digitalen Thermometern und Hygrometern kontrollierbar sein. Transportkisten, ausbruchssichere Clips, Wasserbehälter und Handdesinfektion gehören vor dem Einlass an die vorgesehenen Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Reptilienbörse anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigungen und Meldungen. Versicherungsnachweis, Hallenbestätigung und behördliche Vorgaben sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte ich Aussteller für eine Reptilienbörse einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Börse. Setze eine Anmeldefrist von 4 bis 6 Wochen und bestätige Standplätze erst, wenn Tierliste und erforderliche Angaben vollständig vorliegen.
Was muss ich Ausstellern vor einer Reptilienbörse mitteilen?: Sende spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung das Ausstellerbriefing mit Aufbauzeit, Tischaufstellung, Verkaufsregeln, Tierschutzanforderungen und Einlassablauf. Ergänze einen Ansprechpartner für Rückfragen und eine Frist für nachzureichende Tierdaten.
Wie viele Kassen brauche ich für eine Reptilienbörse?: Für bis zu etwa 150 Besucher pro Stunde reicht meist ein gut besetzter Kassenplatz; bei höherem Andrang solltest du zwei Zahlungsplätze einplanen. Teste Kassen-Tablet und Kartenterminal mindestens 24 Stunden vorher und halte eine Ausweichlösung bereit.

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