Organiser un salon des collectionneurs sans rien oublier

Un salon des collectionneurs repose sur une préparation précise : les exposants doivent connaître leur emplacement, les visiteurs doivent pouvoir s’inscrire et circuler facilement. Cette checklist suit l’ordre utile, de la confirmation de la salle jusqu’à l’ouverture. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, la monnaie, les badges, les paiements et le contrôle du matériel. Utilise-la pour répartir le travail et vérifier les derniers détails avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Répartir les tables pour les exposants
2 personnes
Inviter les exposants
Rédiger l’invitation des visiteurs
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des exposants
Faire les réservations
Calculer les quantités de catering
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Imprimer le plan
Imprimer les numéros de stand
Compter les bracelets et les billets d’entrée
Retirer de l’argent liquide pour la monnaie
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer la signalétique

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer l’entrée et le comptoir d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
Faire installer les tables d’exposition
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Approvisionner le comptoir d'entrée
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les tables et les allées
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
Annoncer les derniers visiteurs
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

Clôturer définitivement la caisse
2 personnes
Libérer les tables d'exposition
4 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 45
Tabourets de barqté 6
Bureau d’accueil
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 4
Nappesqté 30
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Colle repositionnableqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 30
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Décorations de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de nuitqté 4
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 2
Salon des chefsqté 2
Ciseauxqté 4
Thermosqté 6
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Attribue les tables aux exposants avant l’envoi des invitations finales. Indique dans la liste la surface prévue pour chaque stand afin d’éviter les changements de dernière minute.
Ferme les inscriptions visiteurs au moins 3 à 5 jours avant le salon si tu dois préparer des badges ou ajuster le catering. Prévois une liste séparée pour les inscriptions tardives à l’accueil.
Teste la caisse et chaque terminal de paiement la veille, puis garde de la monnaie en espèces pour les premières ventes. Un test sur place le matin même ne laisse presque aucune marge en cas de problème de connexion.
Prépare la signalétique et le plan de salle au moins 24 heures à l’avance. Numérote les stands de façon visible et vérifie que les panneaux indiquent aussi l’accueil, les sanitaires et les sorties.
Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et contrôle les produits réfrigérés à leur réception. Regroupe le matériel d’accueil, les billets, les bracelets et les badges dans un même espace pour réduire les allers-retours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des collectionneurs ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour confirmer la date et le lieu, inviter les exposants et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, le plan des stands, le catering et le matériel.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le salon, avec les informations sur les tables et les modalités d’inscription. Relance les personnes sans réponse après 10 à 14 jours pour finaliser la répartition de la salle.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Compte 3 à 4 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les nappes, les numéros de stand et l’accueil. Ouvre ensuite la salle aux exposants au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?: Prépare les badges et imprime le plan 24 à 48 heures avant le salon, après la dernière mise à jour de la liste des exposants. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.