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Sammlermesse organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Bei einer Sammlermesse hängt der Ablauf an vielen kleinen Abstimmungen: Aussteller brauchen rechtzeitig ihren Platz, Besucher klare Informationen und das Team einen belastbaren Saalplan. Plane zuerst Datum, Ort und Tischaufteilung, danach Anmeldungen, Verpflegung und Drucksachen. In den letzten Tagen zählen vor allem Eintrittsmaterial, Wechselgeld, gekühlte Getränke und getestete Kartengeräte. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung bis zum Öffnen des Saals.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Tische für Standbetreiber einteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

  • Besuchereinladung erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste aktualisieren

  • Reservierungen vornehmen

  • Cateringmengen berechnen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser entwerfen

  • Lageplan drucken

  • Standnummern drucken

  • Armbänder und Eintrittskarten zählen

  • Bargeld für Wechselgeld holen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kontrollieren

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Beschilderung bereitlegen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Eingang und Empfangstresen aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihrem Platz begleiten

    3 Personen

  • Ausstellungstische einrichten lassen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstheke bevorraten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische und Gänge kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Kasse zwischendurch abschließen

    2 Personen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Aussteller verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse endgültig schließen

    2 Personen

  • Ausstellungstische leer räumen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 30
  • StühleAnz. 45
  • BarhockerAnz. 6
  • Eingangsbereich
  • KlappischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • KleberAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • StandnummernschilderAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 60
  • TischdekorationenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6
  • NachtlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 2
  • KochmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung fest, bevor du Aussteller einlädst. Nummeriere die Tische anschließend eindeutig und halte den Lageplan mit den endgültigen Anmeldungen aktuell.
  • Schließe die Ausstellerliste spätestens einige Tage vor der Messe. Erst dann lassen sich Namensschilder, Standnummern, Tischdecken und die benötigte Anzahl an Eintrittskarten zuverlässig vorbereiten.
  • Plane die Verpflegung getrennt für Aussteller und Besucher. Prüfe Ernährungswünsche frühzeitig und stelle Getränke erst kurz vor dem Einlass kalt, damit Kühlboxen und Kühlschränke nicht unnötig lange belegt sind.
  • Teste Kasse und Kartenlesegeräte vor dem Veranstaltungstag mit Stromversorgung und Verlängerungskabeln. Lege zusätzlich Bargeld für Wechselgeld bereit, bevor das Team den Eingangsbereich besetzt.
  • Sortiere am Vortag alle Wegweiser, Standnummern, Armbänder und Eintrittskarten nach Einsatzort. So gehen beim Öffnen des Saals nicht die Beschilderung oder wichtige Unterlagen im Aufbau unter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sammlermesse organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und der Raumaufteilung. Die Einladungen an Standbetreiber sollten danach zeitnah verschickt werden, damit du mehrere Wochen für Anmeldungen und Rückfragen hast.
Wie viele Tische braucht man für eine Sammlermesse?
Rechne pro angemeldetem Stand zunächst mit einem Tisch und ergänze Reserveplätze für Sonderwünsche oder Nachmeldungen. Die endgültige Zahl solltest du spätestens eine Woche vor der Messe anhand der bestätigten Ausstellerliste festlegen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Sammlermesse?
Lege für die Kasse mindestens mehrere Stückelungen an Scheinen und Münzen bereit und prüfe den erwarteten Eintritt vorab. Hole das Wechselgeld spätestens am Vortag, damit am Einlass kein Zeitdruck entsteht.
Wann sollte man Getränke und Catering für die Sammlermesse einkaufen?
Berechne die Mengen nach bestätigten Anmeldungen und Ernährungswünschen etwa drei bis fünf Tage vorher. Kühlprodukte kaufst du möglichst am Vortag und stellst die Getränke erst nach der Eingangskontrolle in Kühlschränke oder Kühlboxen.

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