Organiser un salon des animaux : la checklist complète

Un salon des animaux demande une préparation plus précise qu’un simple événement public. Il faut coordonner les exposants, enregistrer les espèces présentes, vérifier les documents et prévoir des espaces adaptés au repos, au nettoyage et à l’accueil des visiteurs. Commence par fixer la date, les horaires et le lieu, puis avance vers les inscriptions, le plan des tables et la logistique. Cette checklist regroupe les 78 tâches et 62 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier les exigences de bien-être animal
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Enregistrer les espèces animales
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Attribuer les numéros de table
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier les passeports d’animaux
2 personnes
Envoyer la lettre aux exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Préparer la caisse en espèces
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Monter les enclos pour animaux
4 personnes
Installer les points d’eau
2 personnes
Aménager la zone de repos
2 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les animaux et le matériel
3 personnes
Laisser les animaux s’acclimater en toute sécurité
3 personnes
Postes d’accès en place
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les informations du programme
2 personnes
Effectuer des rondes de bien-être animal
3 personnes
Vérifier l’eau potable
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Veiller au calme et à la fluidité
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Laisser les animaux partir calmement
3 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Démonter les enclos des animaux
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants du suivi
Effectuer le règlement financier
2 personnes
Archiver l’enregistrement des animaux
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12
Panneaux de clôtureqté 20
Chariots de transportqté 3

Soins aux animaux

Enclos pour animauxqté 30
Caisses de transportqté 12
Bacs à boissonsqté 40
Gamellesqté 30
Carafes d’eauqté 6
Filets à foinqté 12
Pelles à animauxqté 4
Serviettesqté 30
Tapis absorbantsqté 40
Revêtement de solqté 8
Boxes de reposqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Brosses pour animauxqté 6
Gants en nitrileqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Écrans de présentationqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Nappesqté 24
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les horaires avant de lancer les invitations : les autorisations, les règles de bien-être animal et l’aménagement des enclos peuvent demander plusieurs semaines de vérification.
Demande aux exposants l’espèce présentée, les besoins alimentaires et les documents requis au moment de l’inscription. Une liste finalisée au moins 7 jours avant l’ouverture facilite le plan de salle et l’accueil.
Prévois un circuit distinct pour l’arrivée des animaux et celle des visiteurs. Les panneaux de clôture, caisses de transport, chariots et enclos doivent être installés avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée du public.
Ne limite pas le matériel aux tables et aux chaises : les gamelles, carafes d’eau, filets à foin, tapis absorbants, seaux de nettoyage et gants en nitrile sont souvent oubliés jusqu’au premier incident.
Prépare le jour J avec une liste de contacts imprimée, les badges, la signalisation, la caisse en espèces et la répartition des bénévoles. Fais une vérification finale des passeports et des enclos quelques heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des animaux ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exigences de bien-être animal, les invitations aux exposants et la réservation du catering doivent être lancées en premier.
Quand confirmer les exposants d’un salon des animaux ?: Confirme les exposants au plus tard 7 jours avant l’événement. À ce moment, demande aussi les espèces enregistrées, les besoins alimentaires et les éventuels documents ou aménagements particuliers.
Quel matériel prévoir pour les animaux sur place ?: Prévois au minimum des enclos, caisses de transport, gamelles, carafes d’eau, tapis absorbants et seaux de nettoyage. Ajoute les boxes de repos, filets à foin ou brosses selon les espèces confirmées.
Quand préparer la salle avant l’ouverture ?: Installe les tables, enclos, panneaux de clôture et signalisation la veille si le lieu le permet. Le jour même, réserve au moins 2 heures pour vérifier les enclos, les passeports, les badges, la caisse et l’accueil des exposants.

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