Dierenbeurs organiseren: complete checklist
Een dierenbeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je moet vooraf vastleggen welke dieren welkom zijn, hoe je dierenwelzijn controleert en welke informatie deelnemers aanleveren. Ook de plattegrond, registratiebalie, dierenverblijven, drink- en voerpunten en schoonmaak moeten op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om vanaf de datum en locatie stap voor stap naar een veilige, overzichtelijke beursdag toe te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Dierenwelzijnseisen controleren
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Dierensoorten registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Tafelnummers toewijzen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Dierenpaspoorten controleren
2 personen
Standhoudersbrief versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Contantgeld voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Dierenverblijven opbouwen
4 personen
Drinkpunten plaatsen
2 personen
Rustzone inrichten
2 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek voor presentaties testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Dieren en materialen registreren
3 personen
Dieren veilig laten acclimatiseren
3 personen
Toegangspunten bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma-informatie uitdelen
2 personen
Dierenwelzijn rondes uitvoeren
3 personen
Drinkwater controleren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Rust en doorstroming bewaken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Dieren rustig laten vertrekken
3 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Dierenverblijven afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders informeren over nazorg
Financiële afrekening uitvoeren
2 personen
Dierenregistratie archiveren
Bezoekersberichten beantwoorden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Registratiebalie
- Kledingrekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Hekpanelenaantal 20
- Transportkarrenaantal 3
Dierenverzorging
- Dierenverblijvenaantal 30
- Transportboxenaantal 12
- Drinkbakkenaantal 40
- Voerbakkenaantal 30
- Waterkannenaantal 6
- Hooinettenaantal 12
- Dierenscheppenaantal 4
- Handdoekenaantal 30
- Absorptiemattenaantal 40
- Bodembedekkingaantal 8
- Rusthokkenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Dierenborstelsaantal 6
- Nitrilhandschoenenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
- Soeplepelsaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Thermosflessenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Presentatieschermenaantal 2
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Oplaadstationsaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
Decoratie
- Standbordjesaantal 30
- Informatiebordenaantal 12
- Naambadgesaantal 80
- Badgehoudersaantal 80
- Tafelkledenaantal 24
- Postersaantal 20
- Pijlbordenaantal 16
- Kabelbindersaantal 100
- Tapeaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuigeraantal 2
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de controle van dierenpaspoorten en dierensoorten vóór je de standhouders definitief bevestigt. Zo ontdek je ontbrekende gegevens niet pas bij de registratiebalie op de beursdag.
- Maak de plattegrond pas definitief nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer ruimte tussen stands voor bezoekers, transportkarren en eventuele hekpanelen rond dierenverblijven.
- Stuur standhouders uiterlijk één week vooraf een brief met openingstijden, tafelnummers, aanlevertijden, deelnemersvoorwaarden en contactgegevens. Vermeld ook welke dierenverzorging zij zelf moeten meenemen.
- Bereid per verblijfszone drinkbakken, voerbakken, waterkannen, bodembedekking en absorptiematten voor. Leg nitrilhandschoenen, schoonmaakemmers en afvalbakken op vaste punten klaar, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.
- Richt de registratiebalie vóór opening volledig in met naambadges, de contactlijst, bezoekersinformatie en contantgeld. Test bewegwijzering en looproutes met één vrijwilliger voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dierenbeurs organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en dierenwelzijnseisen. Open daarna de aanmeldingen en houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, plattegrond, vrijwilligers en controles.
- Welke dierenwelzijnseisen moet ik voor een dierenbeurs controleren?
- Controleer vóór de uitnodigingen worden verstuurd welke regels gelden voor huisvesting, transport, verzorging, hygiëne en dierenpaspoorten. Leg de eisen uiterlijk 8 weken vooraf vast in de deelnemersvoorwaarden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dierenbeurs?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de registratiebalie, 1 voor toezicht en vragen en 1 voor schoonmaak en verzorging per drukke zone. Bij meerdere toegangen of zones voeg je per extra punt minstens 1 persoon toe.
- Wanneer moet de plattegrond van een dierenbeurs klaar zijn?
- Maak een voorlopige indeling zodra de eerste standhouders bekend zijn en rond de definitieve plattegrond 2 weken voor de beurs af. Dan kun je tafelnummers, bewegwijzering en de standhoudersbrief nog tijdig aanpassen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!