Tiermesse organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Tiermesse braucht mehr Vorbereitung als eine normale Ausstellung: Neben Location, Ständen und Besuchern müssen Tierarten, Haltungsbedingungen, Futter und Nachweise zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung, Besucherinformationen und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen zählen vor allem Kontrollen: Tierpässe, Gehege, Beschilderung, Wasserstellen, Transportwege und Bargeld.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Tierschutzanforderungen prüfen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
Tierarten erfassen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Tischnummern zuweisen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Besucherinformationen veröffentlichen
Tierpässe kontrollieren
2 Personen
Brief an Aussteller senden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung drucken
Bargeld vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Tierunterkünfte aufbauen
4 Personen
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
Ruhezone einrichten
2 Personen
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Tiere und Materialien registrieren
3 Personen
Tiere sicher akklimatisieren lassen
3 Personen
Zugänge besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Tierschutzrunden durchführen
3 Personen
Trinkwasser kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Ruhe und Durchfluss bewahren
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Tiere ruhig weglassen
3 Personen
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
3 Personen
Tiergehege abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Standbetreiber über die Nachsorge informieren
Finanzabrechnung durchführen
2 Personen
Tierregistrierung archivieren
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Registrierungstheke
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
ZaunelementeAnz. 20
TransportwagenAnz. 3

Tierpflege

TierunterkünfteAnz. 30
TransportboxenAnz. 12
TränkenAnz. 40
FutternäpfeAnz. 30
WasserkannenAnz. 6
HeunetzeAnz. 12
TierschaufelnAnz. 4
HandtücherAnz. 30
AbsorptionsmattenAnz. 40
BodenabdeckungAnz. 8
RuheboxenAnz. 4
PutzeimerAnz. 6
TierbürstenAnz. 6
NitrilhandschuheAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
SchälchenAnz. 12
ThermosflaschenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
PräsentationsbildschirmeAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 30
InfotafelnAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
TischdeckenAnz. 24
PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 16
KabelbinderAnz. 100
KlebebandAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Tierschutzanforderungen spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, welche Nachweise für die geplanten Tierarten verlangt werden.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen und benötigte Angaben feststehen. Erfasse pro Anmeldung mindestens Tierart, Ernährungswünsche und Kontakt für Rückfragen.
Erstelle den Lageplan etwa 2 Wochen vorher und weise die Tischnummern anschließend verbindlich zu. Plane Laufwege, Zaunelemente, Ruheboxen und einen gut erreichbaren Bereich für Registrierung und Tierkontrolle ein.
Schicke den Ausstellern spätestens 7 Tage vor der Messe einen Brief mit Aufbauzeit, Standnummer, Zufahrt, Tierpasskontrolle und Fütterungshinweisen. So kommen Rückfragen nicht erst am Veranstaltungsmorgen.
Kontrolliere am Vortag die Tiergehege, Transportboxen, Tränken, Futternäpfe, Bodenabdeckung und Absorptionsmatten. Stelle außerdem Wasser, Handtücher, Handschuhe, Abfallbehälter und einen Transportwagen dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Tiermesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Tierschutzanforderungen. Für viele Aussteller und mehrere Tierarten sind 3 bis 6 Monate Vorlauf realistischer.
Wann sollte man Aussteller zu einer Tiermesse einladen?: Lade die ersten Aussteller etwa 8 Wochen vor der Messe ein, nachdem Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular fertig sind. Schließe die Anmeldungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit Standplan und Tierartenliste erstellt werden können.
Was muss bei einer Tiermesse vor dem Einlass kontrolliert werden?: Kontrolliere vor dem Einlass die Tierpässe, die zugewiesenen Stände und die Unterbringung der Tiere. Prüfe außerdem Wasser, Futter, Gehege, Absperrungen und freie Transportwege; plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor Öffnung ein.
Wie viele Helfer braucht eine Tiermesse?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für die Tierpasskontrolle und je nach Größe zusätzliche Helfer für Standfragen und Tierpflege ein. Bei mehr als 20 Ausstellern sind 4 bis 6 Helfer als praktische Untergrenze sinnvoll.

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