Checklist pour organiser un salon des alliances

Un salon des alliances demande une coordination précise entre le lieu, les exposants et les visiteurs. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’ouverture des portes. Vous y trouverez aussi le mobilier, la vaisselle, le café, la sonorisation et les supports nécessaires aux stands. Les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges et le refroidissement des boissons, sont intégrés au planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Remplir les sachets-cadeaux
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Annoncer les présentations
Soutenir les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Contrôler les articles de retour
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Table d'inscription
Tables de standqté 24
Tables pour les visiteursqté 6
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Table de présentation
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Nappesqté 32
Panneaux de standqté 16
Présentoirs à dépliantsqté 12
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 8
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneau d’accueil
Compositions floralesqté 12
Décorations de tableqté 12
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 6
Rubansqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de tableqté 12
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de stockageqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date et le lieu avant de contacter les fournisseurs : le plan des stands, le mobilier et la technique dépendent directement de la salle disponible.
Prévoyez au moins deux relances pour les exposants : une lors de l’inscription, puis une confirmation finale avec leurs besoins et leur emplacement quelques jours avant le salon.
Fermez les inscriptions visiteurs assez tôt pour traiter les données alimentaires et préparer les badges nominatifs. Gardez une courte liste de secours pour les désistements de dernière minute.
Ne commandez pas seulement les tables de stand : prévoyez aussi les tables visiteurs, les chaises, les tabourets, les portants, les nappes, les présentoirs et les poubelles.
Le jour J, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer la signalétique, tester les microphones et les haut-parleurs, refroidir les boissons et vérifier chaque stand avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des alliances ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, recruter les exposants, envoyer les invitations, réserver le catering et préparer les stands.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon des alliances ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement. Faites une relance environ 10 jours avant afin d’augmenter les inscriptions et de finaliser les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez une table d’inscription, un bureau d’information, des badges, un plan imprimé et une signalétique visible dès l’entrée. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les visiteurs non anticipés et les réimpressions.
Quand préparer le café et les boissons ?: Rassemblez les machines à café, bouilloires, tasses, verres, carafes et glacières la veille. Refroidissez les boissons le jour précédent et vérifiez les stocks avant l’ouverture du lieu.

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