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Trauringbörse organisieren: die praktische Checkliste

Eine Trauringbörse braucht früh klare Zusagen: Ort, Teilnahmebedingungen und Aussteller bilden die Grundlage für den Standplan. Danach folgen Anmeldung, Programm, Einladungen und Werbung, bevor Catering, Möbel und Technik verbindlich reserviert werden. Kurz vor dem Termin zählen Details wie Lageplan, Namensschilder, Geschenktaschen, gekühlte Getränke und die Ausstattung am Registrierungstisch. Diese Checkliste ordnet die 72 Aufgaben so, dass nichts erst am Veranstaltungstag auffällt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen festlegen

    2 Personen

  • Aussteller anmelden

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Möbel reservieren

  • Technik reservieren

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Geschenktaschen füllen

    3 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Führungen begleiten

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Kontaktdaten sammeln

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abschließen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien einladen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Retourmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Informationsstand
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 24
  • BesuchertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • Präsentationstisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 32
  • StandwändeAnz. 16
  • ProspektständerAnz. 12
  • RegenschirmbehälterAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaraffeAnz. 8
  • ZuckerschalenAnz. 6
  • MilchkännchenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Dekoration

  • Eingangsschild
  • StandnummernschilderAnz. 24
  • Willkommensschild
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 12
  • GirlandenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • Fotowand
  • KreidetafelnAnz. 8
  • TischnummernAnz. 6
  • BänderAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • TischlampenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlcontainerAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12
  • VorratsboxenAnz. 12

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • PapierhandtuchhalterAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standaufteilung und Lageplan erst fest, wenn die Aussteller bestätigt sind. Plane zusätzlich einen Informations- und Registrierungstisch sowie ausreichend Bewegungsfläche zwischen den Ständen ein.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Für die endgültige Cateringzahl solltest du die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Börse auswerten.
  • Reserviere Möbel und Technik nicht nur nach Sitzplätzen: Für eine Trauringbörse brauchst du unter anderem Stehtische, Besuchertische, Standwände, Prospektständer sowie Mikrofone und Lautsprecher.
  • Bereite die Besucherinfrastruktur am Vortag vor: Namensschilder, Beschilderung, Lagepläne und gefüllte Geschenktaschen liegen dann bereit, statt während des Einlasses sortiert werden zu müssen.
  • Kühle Getränke erst kurz vor Beginn und prüfe Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Serviertabletts anhand der erwarteten Gästezahl. Stelle außerdem Abfallbehälter, Garderobenständer und einen Regenschirmbehälter sichtbar auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Trauringbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und der Kontaktaufnahme zu Lieferanten. Einladungen und Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte die Anmeldung für eine Trauringbörse geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Börse, damit du Catering, Geschenktaschen und Sitz- oder Stehbereiche planen kannst. Änderungen danach solltest du nur noch nach Kapazität zulassen.
Was braucht man für eine Trauringbörse am Registrierungstisch?
Plane einen Registrierungstisch mit Namensschildern, Anmeldeliste, Lageplan und Beschilderung ein. Lege die Unterlagen mindestens 1 Tag vorher bereit und stelle den Tisch 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass vollständig auf.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Trauringbörse?
Rechne für Möbel, Standwände, Beschilderung, Technik und Getränkestation mit mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit. Öffne die Location früh genug, damit Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass getestet werden können.

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