Organiser un salon de l’illustration, étape par étape

Un salon de l’illustration se prépare d’abord comme un projet de participants et d’espaces : fixez la date et le lieu, puis constituez votre liste d’illustrateurs. Ouvrez ensuite les inscriptions avec des conditions claires avant de répartir les emplacements. Les dernières semaines servent surtout à finaliser le programme, les ateliers, la signalétique, le catering et les paiements. Ce sont souvent les besoins techniques et les informations envoyées trop tard qui compliquent le jour du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Inviter des illustrateurs
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les conditions de participation
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Tenir à jour la liste des participants
7
Attribuer les emplacements
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Planifier les boissons et les courses
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier les informations du salon en ligne
13
Envoyer le communiqué de presse
14
Créer le programme et le plan
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
16
Traiter les inscriptions aux ateliers
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Concevoir la signalétique
19
Faire imprimer les documents
20
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
21
Créer des numéros de table
22
Vérifier les coordonnées de paiement des participants
23
Vérifier le stock de supports de vente
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Emballer les impressions et les affiches
2 personnes
27
Récupérer les clés du lieu
28
Trier les courses
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier l’espace
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Placer les numéros des stands
2 personnes
33
Décorer les stands
4 personnes
34
Aménager les expositions
4 personnes
35
Installer les tables de l'atelier
2 personnes
36
Brancher la technique
2 personnes
37
Orienter l'éclairage
2 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer les en-cas
2 personnes
43
Vérifier les toilettes et l’espace public

Événement

44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Accompagner les stands en retard
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
2 personnes
48
Présenter le programme
49
Gérer l'entrée et les bracelets
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
54
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
55
Animer l’atelier
2 personnes
56
Maintenir l’espace d’exposition en ordre
57
Répondre aux questions commerciales
2 personnes
58
Encadrer les séances photo
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel de vente
4 personnes
62
Démonter les expositions
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer l’espace
3 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Trier les déchets
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement aux participants
73
Publier les photos des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Panneaux de présentationqté 20
Bacs de rangementqté 24
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Enceintesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Chargeurs USBqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Nappesqté 24
Toiles de fondqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Plantes artificiellesqté 12
Cadres photoqté 20
Bandes adhésivesqté 6
Pinces à lingeqté 100
Cordeletteqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 2
Plateauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 6
Torchons de cuisineqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Tabourets de barqté 4
Chariots de serviceqté 2
Courses

Papeterie

Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 250
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Papier d'impression A4qté 2
Papier A3
Post-itqté 12
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Numéros de tableqté 30
Enveloppesqté 100

Atelier

Papier à dessinqté 300
Carnets de croquisqté 40
Crayons graphiteqté 60
Crayons de couleurqté 120
Feutres finsqté 80
Gommesqté 40
Taille-crayonsqté 20
Marqueursqté 60
Pinceauxqté 40
Gamelles d’eauqté 20
Film de protectionqté 2
Tabliersqté 20

Matériel de vente

Étiquettes de prixqté 300
Housses d'impressionqté 300
Sacs en papierqté 250
Tubes en cartonqté 80
Film à bullesqté 2
Papier cadeauqté 3
Caisses pour espècesqté 6
Carnets de caisseqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Panneaux d’avertissementqté 4
Lampes de pocheqté 3

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : vous aurez besoin de dimensions précises pour attribuer les tables, panneaux de présentation et autres emplacements.
Prévoyez une période d’inscription suffisamment longue pour traiter les demandes, tenir la liste des participants à jour et vérifier les coordonnées de paiement avant l’impression des documents.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis commandez le catering et planifiez les boissons séparément. Pour le café, vérifiez plusieurs jours avant si les machines et les bouilloires sont disponibles.
Envoyez aux participants un dossier pratique avant l’événement : emplacement attribué, horaires, plan, programme et matériel à prévoir. Cela évite les questions de dernière minute et les installations incomplètes.
Faites une vérification technique la veille : multiprises, rallonges, chargeurs USB, terminaux de paiement, enceintes, microphone et vidéoprojecteur doivent être regroupés par zone plutôt que déposés au hasard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’illustration ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs illustrateurs, des ateliers et une communication publique. Ce délai permet de confirmer le lieu, traiter les inscriptions, attribuer les emplacements et imprimer les supports.
Quand ouvrir les inscriptions des illustrateurs ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les demandes et relancer les dossiers incomplets.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez un premier message après l’attribution des emplacements, puis les informations finales 7 à 10 jours avant l’événement. Incluez le plan, les horaires d’installation, le programme et les consignes de paiement.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’illustration ?: Contrôlez les badges, numéros de table, documents imprimés, signalétique et matériel de présentation. Testez aussi les terminaux de paiement et les équipements électriques au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.